Conectar PrestaShop con tu ERP: qué se sincroniza

Conectar PrestaShop con tu ERP es dejar de ser la persona que pasa pedidos a mano cada mañana y actualiza el stock de la tienda a ojo. Cuando la tienda y la gestión hablan, el pedido que entra en PrestaShop se convierte solo en albarán y factura, y el stock que descuentas en el almacén se refleja en la web sin que nadie toque nada. Este artículo va de qué se sincroniza de verdad, en qué dirección viaja cada dato y qué conviene revisar antes de conectar nada, con el vocabulario de quien ha estado dentro del back office.

Qué significa conectar PrestaShop con tu sistema de gestión

Conectar la tienda con el ERP es decidir qué dato vive en cada sitio y en qué dirección viaja, para que ni el catálogo ni el stock ni las facturas se lleven a mano. No es “enchufar” dos programas: es acordar quién es la fuente de verdad de cada cosa. El catálogo, ¿lo mandas tú desde la gestión o lo mantienes en PrestaShop? El stock, ¿quién lo dicta? Los precios, ¿de dónde salen? Responder eso es el 80 % del proyecto; lo técnico viene después.

Quién manda sobre cada dato

La decisión que más problemas evita es esta, y conviene dejarla escrita antes de tocar el webservice:

• Catálogo y precios: normalmente desde la gestión. El ERP es la fuente, y PrestaShop recibe los artículos, las referencias y el precio base sin impuestos.
• Contenido y SEO: desde PrestaShop. Las descripciones largas, las fotos, las URL amigables y las metadescripciones se trabajan en la tienda, no en el ERP.
• Stock: siempre en un único sitio, sin excepción. Dos fuentes de stock es garantía de sobreventa.

Cuando cada campo tiene un único dueño, la sincronización es limpia. Cuando dos sistemas creen mandar sobre lo mismo, se pisan y acabas sin fiarte de ninguno.

Catálogo, atributos y combinaciones

Aquí es donde PrestaShop tiene lo suyo. Un producto puede tener combinaciones (lo que PrestaShop llama declinaciones) de talla y color, cada una con su referencia y su EAN13, y eso tiene que casar con cómo lleva las variantes tu ERP. Si en la gestión cada talla es un artículo distinto y en PrestaShop son combinaciones de un mismo producto, hay que decidir cómo se corresponden o el stock bailará. A esto se suman los atributos, las características, las categorías con su categoría por defecto y los packs. Las imágenes y las descripciones normalmente se quedan en la tienda; lo que viaja desde la gestión es la estructura y los datos duros.

Stock: la sincronización que de verdad importa

El stock es el motivo por el que la mayoría se decide a conectar, y tiene tres decisiones: cada cuánto se sincroniza (en tiempo real o cada pocos minutos), qué se reserva cuando entra un pedido pendiente de pago, y qué pasa con las ventas simultáneas en tienda física y online sobre la última unidad. El objetivo es que el stock de PrestaShop refleje el real del almacén sin que nunca vendas lo que no tienes; el método para que ese stock del almacén sea fiable de partida está en control de stock e inventario permanente.

Pedidos y estados

El pedido de PrestaShop entra en el ERP y se convierte en albarán y factura. La clave es mapear los estados de PrestaShop con tu flujo de gestión: pago aceptado dispara la preparación, preparación en curso mientras se monta, enviado cuando sale, y hay que contemplar reembolsado y error de pago. Cada estado de la tienda debe tener su equivalente y su acción en la gestión, incluidas las devoluciones de mercancía y sus abonos, para que el círculo se cierre sin intervención manual.

Clientes, direcciones y facturación

PrestaShop maneja clientes B2C y B2B, con sus direcciones múltiples (facturación y envío distintos) y, en el caso profesional, el NIF para la factura. La conexión tiene que traer esos datos correctos para que la factura salga bien a la primera. Y ojo con la normativa: Verifactu también aplica a lo que vendes online, así que el programa que emite esas facturas —sea el ERP— tiene que cumplirlo igual que con la venta de mostrador. Lo que exige está en programa de facturación Verifactu.

Cómo se conecta: módulo, API o conector a medida

Tres vías, con sus pros y sus riesgos:

• Módulo de terceros: lo más rápido y barato. En PrestaShop casi todo se resuelve con módulos, pero cada módulo es un proveedor más al que hay que exigir mantenimiento. Antes de comprar uno, mira qué versiones de PrestaShop soporta, cada cuánto se actualiza y quién responde cuando falla.
• El webservice de PrestaShop: la vía oficial de la plataforma, con su clave de acceso. Funciona bien para lo estándar, pero tiene límites cuando la lógica se complica.
• Conector a medida: cuando lo tuyo tiene particularidades que ningún módulo cubre. Más caro de inicio, pero hecho a tu proceso; cuándo compensa lo tratamos en desarrollo a medida para empresas.

Un aviso de oficio: los overrides y las personalizaciones del back office complican las actualizaciones, y el salto entre versiones mayores de PrestaShop —de la 1.7 a la 8, y los que vengan— es justo el momento en que las integraciones se rompen. Ténlo en cuenta al elegir la vía.

Antes de conectar: cuatro cosas que revisar

Conectar con la casa desordenada multiplica el desastre. Antes de nada:

1. La versión de PrestaShop que tienes y su compatibilidad con lo que vayas a usar.
2. Referencias limpias y sin duplicados: el mismo artículo con dos códigos rompe la sincronización.
3. Un criterio claro de precios e IVA: dónde se define el precio y cómo se aplican los impuestos por país.
4. Un entorno de pruebas: nunca se conecta directamente sobre la tienda en producción.

Media jornada de limpieza previa ahorra semanas de descuadres después.

Preguntas frecuentes

¿Se puede sincronizar el stock de PrestaShop en tiempo real?

Sí, según la vía de conexión. Un buen conector o el webservice pueden actualizar el stock de forma casi instantánea o cada pocos minutos. Lo importante no es solo la frecuencia, sino que el stock tenga una única fuente —normalmente el ERP— para que la tienda nunca venda lo que ya no está en el almacén.

¿Qué pasa cuando actualizo la versión de PrestaShop?

Es el momento de mayor riesgo para la integración, sobre todo en saltos de versión mayor. Los módulos y overrides pueden dejar de funcionar, así que nunca se actualiza directamente en producción: primero en un entorno de pruebas, comprobando que la conexión con el ERP sigue funcionando, y con copia previa por si hay que volver atrás.

¿Puedo tener la tienda y una tienda física con el mismo stock?

Sí, y es una de las mayores ventajas de conectar PrestaShop con la gestión. Si el stock vive en el ERP y tanto la tienda física (a través del TPV) como PrestaShop descuentan de ahí, vendes sobre un único stock real y evitas la sobreventa. Requiere que las tres piezas —TPV, ERP y tienda— compartan esa fuente.

Conectar PrestaShop con la gestión bien hecho te quita horas de trabajo manual y descuadres, pero depende de decidir bien quién manda sobre cada dato y de elegir la vía correcta. Analizamos tu tienda y tu gestión, elegimos el sistema y la integración que encajan y lo implantamos contigo: te contamos cómo en integración de ERP, CRM y tienda online. Si tu tienda es WooCommerce, el planteamiento cambia y lo vemos en conectar WooCommerce con tu ERP; y el porqué general de integrar, en integrar el ERP con tu tienda online.