Control de stock: inventario permanente sin sustos

El control de stock que de verdad funciona no consiste en cerrar la empresa un día de enero y contarlo todo, sino en que el sistema sepa en cada momento lo que tienes. Eso es el inventario permanente, y es la diferencia entre enterarte de un problema el día que ocurre o enterarte doce meses después, cuando ya no puedes hacer nada. Si tu almacén nunca cuadra y el recuento anual es una tortura que además llega tarde, este es el método para dejar de sufrirlo.

Por qué el inventario de enero llega tarde

Un recuento anual te dice en enero cuánto has perdido durante todo el año, cuando ese dinero ya se fue. Descubres que faltan 4.000 € de género, pero no sabes si se rompió en marzo, si te lo robaron en julio o si llevas todo el año sirviendo de más por un error de recepción. La información llega cuando ya no sirve para corregir nada, solo para apuntar la pérdida.

Y mientras tanto, durante esos doce meses, has estado comprando, vendiendo y prometiendo plazos a clientes con un dato de stock que no era real. El inventario anual no es control: es una autopsia.

Qué es el inventario permanente

En el inventario permanente el stock se actualiza con cada movimiento —cada entrada, cada salida, cada traspaso entre almacenes, cada merma— y el sistema refleja siempre la existencia teórica de cada artículo. No esperas a fin de año para saber lo que tienes: lo sabes ahora.

Con eso, el recuento cambia de naturaleza. Deja de ser un descubrimiento angustioso y pasa a ser una comprobación tranquila: contrastas lo que dice el sistema con lo que hay en la estantería, y si no coinciden, investigas por qué mientras el rastro todavía está fresco.

Lo que hay que ordenar antes

El inventario permanente no se activa con un botón. Necesita unos cimientos, y si faltan, no funciona por muy bueno que sea el software:

• Una referencia única por artículo. Si el mismo producto está dado de alta dos veces, o si dos productos comparten código, el stock no va a cuadrar jamás.
• Ubicaciones definidas. Saber no solo cuánto tienes, sino dónde está.
• Todos los movimientos registrados. Y todos son todos: también las mermas, las roturas, las muestras y el consumo interno. Lo que sale sin apuntarse es exactamente lo que descuadra.
• Nadie coge material sin registrarlo. Este es el requisito que más falla, y no es técnico, es cultural. El comercial que coge una unidad para enseñarla, el de producción que se lleva un componente “un momento”, el que repone una rotura sin decirlo. Mientras eso pase, el sistema mentirá.

Ese último punto es el que separa las empresas donde el stock cuadra de las que no. El software es la parte fácil.

Recuentos cíclicos en vez de parar la empresa

La alternativa a contar todo un día es contar un poco cada semana, sin cerrar. Se llama recuento cíclico y se apoya en una idea sencilla: no todo merece la misma atención.

Clasifica tus artículos por rotación o por valor —es el criterio ABC—: lo que más se mueve o más dinero representa se cuenta a menudo; lo que apenas rota o vale poco, de tarde en tarde. Un calendario realista puede ser contar los artículos “A” una vez al mes, los “B” cada trimestre y los “C” una vez al año. En la práctica, alguien dedica veinte minutos al día a contar una zona pequeña, y al cabo del mes has recorrido todo lo importante sin haber parado nunca.

Valoración: cuánto vale lo que tienes

Saber cuántas unidades tienes es la mitad; la otra mitad es saber cuánto valen, porque eso es lo que va a tu balance y a tu margen. Los dos métodos habituales:

• Coste medio ponderado: cada vez que entra mercancía, se recalcula el coste medio de lo que tienes. Si tenías 10 unidades a 8 € y compras 10 a 10 €, tu coste pasa a ser 9 € por unidad para las 20.
• FIFO (primero en entrar, primero en salir): lo que vendes se valora al coste de las unidades más antiguas. Con el mismo ejemplo, las primeras 10 que vendas salen a 8 €.

El método que elijas cambia el resultado —el margen de cada venta y el valor de tu almacén—, así que la regla es elegir uno y mantenerlo. Cambiar de método a mitad de año enturbia toda la comparación.

Nunca cuadra: qué hacer con las diferencias

Que aparezcan diferencias no es el fracaso del sistema; es su utilidad. La diferencia es el síntoma que te dice que algo pasó. Las causas típicas:

• Movimientos sin registrar: lo más común. Material que salió sin apuntarse.
• Errores de recepción: entró distinto de lo que decía el albarán y nadie lo comprobó.
• Roturas no anotadas.
• Robo o mermas internas.
• Referencias confundidas: se descontó de una y salió de otra.

La regla de oro: ajustar la diferencia sin buscar la causa garantiza que vuelva el mes que viene. Si cada vez que no cuadra te limitas a corregir el número en el sistema, estás tapando el problema, no resolviéndolo. La diferencia hay que ajustarla, sí, pero después de entender por qué se produjo.

Stock mínimo y punto de pedido

Con el stock bajo control, puedes calcular cuándo comprar de verdad. El punto de pedido no es un número que te inventas: es el consumo medio del artículo durante el plazo que tarda tu proveedor en servirte, más un colchón de seguridad. Si vendes 10 unidades a la semana y tu proveedor tarda dos semanas, tienes que lanzar el pedido cuando te queden alrededor de 20, no cuando llegues a cero. Cómo encadenar esto con la reposición automática lo tienes en gestión de compras y aprovisionamiento.

Qué indicadores mirar

Cuando el stock es fiable, empiezan a servir los indicadores que antes no podías calcular: la rotación (cuántas veces al año renuevas el almacén), la cobertura en días (cuántos días aguantas con lo que tienes), el stock inmovilizado (lo que llevas meses sin mover), las roturas en lo que más vende y las diferencias de inventario acumuladas. Reunidos en un panel, te dicen dónde tienes dinero dormido y dónde estás perdiendo ventas; cómo montarlo está en cuadro de mando e informes en el ERP.

Preguntas frecuentes

¿Puedo dejar de hacer el inventario anual?

A efectos de gestión, sí: con un inventario permanente bien llevado y recuentos cíclicos, el recuento total de fin de año deja de ser necesario para saber lo que tienes. A efectos contables, comprueba qué te exige tu situación, pero el trabajo duro ya lo has repartido a lo largo del año en lugar de concentrarlo en un día.

¿Cada cuánto hay que hacer un recuento cíclico?

Según la importancia del artículo. Lo que más rota o más vale, una vez al mes; el grueso intermedio, cada trimestre; lo que apenas se mueve, una vez al año. Lo importante no es la frecuencia exacta, sino que sea constante y que nunca dejes de contar lo que más dinero mueve.

¿Qué hago si el stock del sistema nunca coincide con el real?

Antes de tocar el software, revisa lo cultural: ¿se registran todas las salidas, incluidas mermas y consumo interno? ¿Hay alguien cogiendo material sin apuntarlo? En nueve de cada diez casos el descuadre crónico no es un problema del programa, sino de movimientos que no se están registrando.

Pasar del inventario de enero al control permanente es sobre todo un cambio de método, y el software tiene que acompañarlo, no estorbarlo. Si quieres que tu almacén cuadre de verdad, analizamos cómo trabajáis, elegimos el sistema que encaja y lo implantamos con vosotros dentro: así enfocamos la elección e implantación de tu ERP. Y si además distribuyes o eres mayorista, mira ERP para empresas de distribución.