Rentabilidad por proyecto: horas, gastos y margen

Si llevas proyectos y solo ves el margen cuando ya has cerrado la factura, siempre llegas tarde. La rentabilidad por proyecto se juega en el día a día: horas que se imputan (o no), gastos que aparecen a mitad, subcontratas que se alargan, y un presupuesto que nadie vuelve a mirar hasta la revisión final. Si trabajas en ingeniería, consultoría o servicios profesionales, lo que sigue te sirve para medirlo sin montar un sistema paralelo en Excel.

La fórmula sencilla

Rentabilidad del proyecto = ingresos (facturados o previstos) − horas a coste real − gastos directos − subcontratas. Lo demás son detalles sobre esos cuatro números.

Lo importante no es la fórmula, es qué metes en cada casilla:

• Ingresos: lo cerrado con el cliente, no lo cobrado. Si facturas por hitos, el ingreso del proyecto es la suma de los hitos, no lo que llevas emitido.
• Horas: las que ha dedicado el equipo, valoradas a coste (no a precio de venta). Esto es lo que casi nadie hace bien.
• Gastos directos: viajes, dietas, materiales, licencias que compras para ese proyecto, impresión, lo que sea atribuible.
• Subcontratas: lo que te factura el externo, con su fecha, no cuando lo pagas.

Con eso tienes margen en euros y margen en porcentaje. Los dos importan: un 30 % de margen sobre un proyecto pequeño no paga el mes; un 8 % sobre uno grande, puede que sí.

El coste real de una hora no es el sueldo

El error más repetido: usar el sueldo bruto partido por horas de convenio. Sale un número bonito y mentiroso. El coste real de una hora incluye salario, cargas sociales, vacaciones, bajas, formación, el ordenador, la licencia de software, la oficina y las horas no facturables (reuniones internas, propuestas que no entran, administración).

Una regla práctica: calcula el coste anual total del perfil y divídelo entre las horas realmente facturables del año, no entre las de convenio. Esas horas facturables suelen ser bastante menos del 100 %: hay que descontar vacaciones, fiestas, formación, bajas y el tiempo que el equipo dedica a tareas que no se cobran. El cociente real suele sorprender hacia arriba.

Si todavía presupuestas con una tarifa interna heredada de hace cinco años, probablemente estás vendiendo barato sin saberlo. Para cuadrar precio de venta y coste real, te vendrá bien repasar cómo calcular precios con presupuestos y escandallos.

Imputar horas sin que el equipo lo odie

La imputación de horas se cae por dos sitios: formularios eternos y proyectos invisibles. Si para fichar una hora hay que elegir entre 180 proyectos abiertos, nadie lo hace bien.

Lo que funciona:

• Pocos niveles: proyecto → tarea. Si necesitas más, es que el proyecto es dos proyectos.
• Imputación diaria, no semanal. El viernes nadie se acuerda de qué hizo el martes y acaba repartiendo a ojo.
• Desde el móvil o el navegador, en menos de 20 segundos por imputación. Si no, pierdes la batalla.
• Visibilidad para el que imputa: si cada persona ve cuántas horas lleva en su tarea frente a lo presupuestado, se corrige sola.
• Separación clara con el fichaje legal. El registro de jornada y control horario es una obligación laboral: cumple la ley. La imputación por proyecto es gestión interna: imputa coste. No mezcles los dos sistemas; comparten dato (la hora trabajada) pero responden a cosas distintas.

Y una idea que ayuda: no persigas al equipo con el porcentaje imputado, persigue la conciliación entre jornada fichada y horas imputadas al final de la semana. Si hay 40 horas fichadas y solo 28 imputadas, el proyecto se come las otras 12 sin que nadie lo vea.

Ver la desviación a mitad de proyecto, no al final

El dato que de verdad cambia decisiones es el avance real contra presupuesto, con el proyecto todavía vivo. Dos columnas por tarea:

1. Avance técnico estimado por quien lleva la tarea (en porcentaje, honesto).
2. Horas consumidas sobre las presupuestadas.

Si una tarea va al 40 % de avance con el 70 % de las horas gastadas, la alarma salta ahora, no en la reunión de cierre. Puedes renegociar alcance, meter a alguien, cambiar de aproximación o aceptar que ese proyecto perderá margen y actuar en los demás.

En el cuadro de mando, lo que necesitas ver cada semana:

• Proyectos con desviación de horas > 10 % y avance técnico que no acompaña.
• Proyectos con gastos sobre lo previsto.
• Proyectos sin facturar cuando ya hay hitos cumplidos (margen que se dibuja pero no entra en caja).

Si estos tres indicadores no están en una pantalla, no estás gestionando la rentabilidad, estás esperándola. En el cuadro de mando y los informes del ERP explicamos cómo montar esta vista con los datos que ya tienes dentro.

Facturar al ritmo del proyecto

Si el proyecto es largo, no esperes al final. Facturar por hitos alinea cobros con avance y evita que un retraso te deje seis meses sin ingresar. También ayuda a cerrar el margen tramo a tramo: cada hito se cierra con sus horas y sus gastos, y si uno va mal, lo arreglas en el siguiente.

Si todavía facturas al final o con pagos planos, mira cómo facturar proyectos por hitos: es el cambio con más efecto sobre tesorería y sobre la lectura real de rentabilidad.

Qué te enseña el histórico para el siguiente presupuesto

Un proyecto cerrado con datos limpios vale más que diez propuestas afinadas a mano. Al cerrar, guarda:

• Horas presupuestadas vs. imputadas por perfil.
• Precio de venta vs. coste real por tarea tipo.
• Qué se salió del alcance y por qué (petición del cliente, mal entendimiento inicial, imprevisto técnico).

Con dos o tres proyectos similares cerrados, los presupuestos dejan de ser una apuesta. Los perfiles donde siempre te quedas corto los subes; las tareas que siempre se desbordan las partes en dos; el cliente que siempre pide extras lo contemplas de serie.

Nota: los porcentajes y proporciones que aparecen arriba son solo orientativos para ilustrar el razonamiento. Tus números reales salen de tus datos.

Si gestionas proyectos y arrastras hojas de cálculo que nadie entiende más que quien las montó, en el ERP para ingenierías y consultoras encontrarás cómo lo plantean las empresas que ya han dado el paso. Y si prefieres hablarlo con alguien que lo ha implantado, cuéntanos tu caso y te decimos qué cambia y qué no.

Preguntas frecuentes

¿Cómo calculo el coste real de una hora de trabajo?

Suma el coste anual total del perfil (salario, cargas sociales, puesto, licencias, formación, vacaciones y bajas pagadas) y divídelo entre las horas realmente facturables del año, no entre las horas de convenio. El resultado es casi siempre más alto que la tarifa interna que se usa por costumbre.

¿Qué diferencia hay entre registro de jornada e imputación de horas por proyecto?

El registro de jornada es una obligación laboral que acredita cuándo empieza y termina la jornada de cada persona. La imputación por proyecto es gestión interna: reparte esas horas entre proyectos y tareas para medir coste y rentabilidad. Comparten el dato de la hora trabajada, pero sirven a propósitos distintos y no deben confundirse.

¿Cada cuánto debo revisar la rentabilidad de un proyecto en marcha?

Semanal en proyectos cortos (hasta tres meses) y quincenal en los largos, siempre con avance técnico y horas consumidas en la misma vista. Esperar al cierre convierte la rentabilidad en un diagnóstico forense: ya no puedes cambiar nada.

¿Merece la pena imputar horas en proyectos de precio cerrado?

Sí, incluso con más razón. En precio cerrado el margen depende solo de tu coste, y sin horas imputadas no sabes si has ganado dinero o has trabajado a pérdidas disfrazadas. Los proyectos cerrados que no se miden son los que acaban hundiendo el margen anual.