Registro de jornada y control horario en la empresa

El registro de jornada es obligatorio en España desde 2019 para todas las empresas, tengan un empleado o quinientos. Lo que está cambiando ahora no es la obligación en sí, sino cómo hay que llevarla: la reforma que impondrá el registro digital lleva meses en tramitación y, cuando se apruebe, el papel y el Excel dejarán de valer.

Te cuento qué se exige hoy, qué viene, y por qué el mismo fichaje que te pone en regla puede decirte qué trabajo te está dando dinero.

Qué exige el registro de jornada hoy

La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y consiste en registrar, día a día, la jornada de cada persona trabajadora, incluyendo el horario concreto de inicio y de finalización.

Tres notas que se pasan por alto con frecuencia:

• Afecta a toda la plantilla, también a quien tiene jornada a tiempo parcial o trabaja desde casa.
• El registro debe conservarse y estar a disposición de la plantilla, de la representación sindical y de la Inspección de Trabajo.
• Es un registro de jornada realizada, no de jornada prevista.

Qué NO vale como registro

Aquí es donde falla la mayoría de las empresas que creen estar cumpliendo:

• El cuadrante teórico. Tener el horario pactado escrito no es registrar la jornada efectiva.
• La hoja que se rellena a fin de mes de memoria. Ni es diaria ni refleja lo que pasó.
• La hoja firmada en blanco al empezar el mes. Esto, además de no cumplir, es un problema mayor si aparece una inspección.

A día de hoy, un registro en papel o en hoja de cálculo bien llevado —diario, real y conservado— sigue siendo formalmente válido. Con matices, porque es muy difícil demostrar que una hoja de cálculo no se ha modificado después.

Lo que viene: el registro digital

Aquí conviene ser exacto, porque hay mucha web dando el cambio por hecho. La reforma no está aprobada.

El Gobierno aprobó en septiembre de 2025 tramitar por la vía de urgencia un real decreto específico para el registro horario digital, separado de la reducción de jornada. El proyecto pasó por consulta pública e informes preceptivos, pero el Consejo de Estado emitió dictamen desfavorable en marzo de 2026, al considerar insuficiente la memoria de impacto económico y detectar carencias en las garantías de protección de datos. La tramitación se ha retomado para responder a esas objeciones.

Si se aprueba, el planteamiento del proyecto es que el registro tenga que ser electrónico, trazable, inalterable y accesible en remoto para la Inspección de Trabajo, y que el papel y el Excel dejen de ser válidos. Los plazos dependen de cuándo se publique la norma definitiva, así que cualquier fecha concreta que leas hoy es una previsión.

¿Qué hacer mientras tanto? Si ya fichas en digital, no te afecta. Si sigues en papel, tienes una ventana para cambiar con calma en lugar de con prisa, que siempre sale más caro.

Formas de fichar y cuál encaja en tu empresa

No hay una solución única; depende de dónde esté tu gente:

• Oficina: fichaje desde el ordenador al iniciar sesión, o terminal en la entrada.
• Taller o nave: terminal físico con tarjeta o huella, que es lo más resistente al ritmo de un taller.
• Obra y trabajo en cliente: app en el móvil, idealmente con funcionamiento sin cobertura.
• Comerciales en ruta: app móvil integrada con su día a día.
• Teletrabajo: fichaje por ordenador, con el mismo valor que el presencial.

Fichaje y geolocalización: hasta dónde se puede llegar

Terreno delicado y conviene tratarlo con prudencia. Una cosa es registrar la ubicación en el momento concreto de un fichaje, y otra muy distinta es rastrear de forma continua dónde está una persona durante su jornada.

Lo segundo tiene límites legales claros en materia de protección de datos, exige informar a la plantilla y, en la práctica, envenena el clima interno con más eficacia que casi cualquier otra medida. Antes de activar nada de esto, infórmate bien; el marco general de tratamiento de datos lo resumimos en qué datos puedes guardar sin saltarte el RGPD, y para un caso concreto conviene contrastar con un especialista laboral.

De obligación a dato útil: imputar horas a proyectos

Y aquí llega la parte que casi nadie aprovecha. Si el fichaje solo registra entrada y salida, cumples y punto. Pero si al fichar se indica a qué obra, proyecto o cliente se imputan esas horas, el mismo gesto te da algo que vale mucho más: el coste real de cada trabajo.

Es exactamente lo que necesita una constructora para saber la desviación de una obra antes de cerrarla —lo desarrollamos en qué tiene que resolver un ERP en una constructora— y lo que permite a un taller calcular el coste por orden, o a una asesoría saber qué clientes son rentables.

Mismo fichaje, dos usos. Por eso tiene sentido que el control horario viva dentro del sistema de gestión y no en una aplicación suelta que no habla con nada.

Qué debe permitir tu programa

• Registro diario por persona, con hora de inicio y fin.
• Fichaje desde varios sitios: terminal, ordenador y móvil.
• Conservación del histórico y exportación para la Inspección.
• Acceso de cada persona a su propio registro.
• Gestión de ausencias, vacaciones y permisos.
• Imputación de horas a proyecto, obra o cliente, si quieres sacarle partido.

Preguntas frecuentes

¿Tienen que fichar los trabajadores que teletrabajan?

Sí. La obligación de registro de jornada no depende de dónde se trabaje, así que alcanza igual al teletrabajo. Lo habitual es que fichen desde el ordenador con la misma herramienta que el resto de la plantilla.

¿Vale una hoja de Excel como registro de jornada?

Hoy por hoy puede valer si se lleva a diario, refleja la jornada real y se conserva. El problema práctico es demostrar que no se ha modificado a posteriori, algo que una hoja de cálculo no garantiza. Además, la reforma en tramitación apunta justo a eliminar esa vía, así que no es una apuesta a futuro.

¿Puedo usar el fichaje para saber cuánto cuesta cada proyecto?

Sí, y es la mejor razón para montarlo bien. Si al fichar se imputa la hora a una obra, orden de trabajo o cliente, el sistema acumula el coste de mano de obra por trabajo. Cumples con la obligación legal y de paso obtienes la rentabilidad real de cada proyecto, que es un dato que la mayoría de pymes no tiene.

Si tu registro sigue en papel o en una hoja compartida, te conviene resolverlo antes de que la norma te obligue con prisa. Y ya que lo tocas, merece la pena montarlo dentro del sistema de gestión para que esas horas cuenten dos veces.