Programa de facturación Verifactu: qué exige la ley

Verifactu es el conjunto de requisitos que la ley antifraude impone a tu programa de facturación para que no se puedan manipular las facturas. Traducido: tu software tiene que garantizar que una factura, una vez emitida, no se puede borrar ni cambiar sin dejar rastro. Y si el programa que usas no lo cumple, el problema no es del fabricante: es tuyo.

Esto es lo que exige, desde cuándo, y cómo saber si tu programa está en regla o te va a dejar tirado.

Desde cuándo es obligatorio

Tras el aplazamiento, las fechas de referencia son el 1 de enero de 2027 para las sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades) y el 1 de julio de 2027 para el resto, autónomos incluidos. Parece lejos, pero cambiar de programa con prisa en diciembre es justo lo que sale caro. Confirma tu fecha y tu caso con tu asesoría, porque los plazos pueden ajustarse.

Qué tiene que hacer tu software

No basta con “emitir facturas”. La norma pide cosas concretas.

1. Generar un registro de facturación por cada factura

Cada factura deja un registro con sus datos, creado en el momento de emitirla. No es la factura en PDF: es un registro interno normalizado.

2. Encadenar los registros con una huella

Cada registro se enlaza con el anterior mediante una huella (hash). Si alguien altera una factura del medio, la cadena se rompe y se nota. Es lo que hace imposible “quitar” una factura sin dejar rastro.

3. Impedir la alteración

El programa no puede permitir borrar o modificar una factura emitida sin dejar constancia. Se corrige con una factura rectificativa, como manda el procedimiento, no editando la original.

4. Registro de eventos

El software guarda un log de lo que pasa —altas, anulaciones, incidencias— para que todo sea trazable.

5. Declaración responsable del fabricante

El fabricante del programa debe declarar formalmente que su software cumple. Si tu proveedor no puede enseñarte esa declaración, mala señal.

Las dos modalidades

La norma contempla dos formas de cumplir. En modo Verifactu, el programa envía los registros a la Agencia Tributaria de forma automática. En modo no Verifactu, no los envía, pero a cambio los registros tienen que ir firmados electrónicamente y el software debe cumplir requisitos más estrictos de conservación e integridad. Las dos son válidas; cuál te conviene depende de tu operativa.

Qué pasa si no cumples

Usar un programa que no cumple es una infracción, y la sanción para la empresa que lo utiliza se cuenta en miles de euros por ejercicio. Hay otro tramo, más alto, para el fabricante o distribuidor del software que lo comercializa sin cumplir. El punto que mucha gente no ve: aunque el fallo sea del programa, quien responde por usarlo eres tú. Verifica siempre las cuantías vigentes con tu asesoría antes de tomar decisiones.

Cómo comprobar si tu programa cumple

Pregunta a tu proveedor tres cosas, por escrito: si su software cumple Verifactu, en qué modalidad, y si tiene la declaración responsable. Si la respuesta es vaga o “lo tendremos más adelante”, empieza a mirar alternativas ya, no en 2027.

Y si toca cambiar de programa

Si tu software no va a cumplir, mejor moverte con tiempo. Cambiar bien tiene su método para no perder el histórico ni las series; lo tienes en cambiar de programa de facturación sin perder datos. Y si vas a cambiar, plantéate si te compensa dar el salto a algo más completo: un ERP que además cumpla Verifactu, o —si eres autónomo— revisar qué necesitas de verdad en software de gestión para autónomos. Somos Agente Digitalizador: parte del cambio puede encajar en el Kit Digital, ya que la factura electrónica entra en el Kit Digital.

Preguntas frecuentes

¿Verifactu y factura electrónica obligatoria son lo mismo?

No. Verifactu regula que tu programa no permita manipular facturas. La factura electrónica obligatoria entre empresas es otra norma, con su propio calendario, sobre el formato en que emites y recibes. Son cosas distintas que a menudo se mezclan.

¿Puedo seguir facturando en Excel?

No una vez seas obligado: una hoja de cálculo no genera registros encadenados ni impide la alteración, así que no cumple. Tendrás que usar un programa de facturación que sí lo haga.

¿Tengo que enviar todas mis facturas a Hacienda?

Solo si eliges el modo Verifactu, en el que el envío es automático. En el modo no Verifactu no envías, pero el software debe cumplir requisitos más estrictos de firma y conservación. Ambas modalidades cumplen la ley.

¿Me afecta si solo emito unas pocas facturas al año?

Sí. La obligación es sobre el software que uses para facturar, no sobre el volumen. Aunque emitas pocas, tienen que salir de un programa que cumpla en la fecha que te corresponda.

¿Y si mi proveedor de software dice que se adaptará “más adelante”?

Pídele fecha y la declaración responsable por escrito. “Más adelante” sin compromiso es un riesgo que asumes tú, no él. Si no concreta, tienes tiempo de sobra para cambiar ahora y no en el último trimestre.