Modalidad Verifactu o no Verifactu: cuál elegir

Cuando un proveedor te enseña su programa adaptado al reglamento, suele dejar caer una pregunta que decide bastante más de lo que parece: ¿lo quieres en modalidad Verifactu o no Verifactu? No es un detalle de configuración. Son dos formas distintas de llevar la facturación, con cargas técnicas diferentes y con un rastro distinto en Hacienda. Si estás eligiendo software ahora, conviene que sepas qué firmas en cada caso antes de que lo decida el comercial por ti.

Las dos modalidades, en una frase cada una

VERI*FACTU envía cada registro de facturación a la Agencia Tributaria en el momento en que se emite la factura. No Verifactu mantiene los registros en tu propio sistema, firmados y encadenados, y solo los entrega si Hacienda los pide.

En las dos, la factura que recibe tu cliente lleva un QR con los datos del registro. La leyenda «VERI*FACTU» impresa junto al QR solo aparece en la primera: es la marca pública de que ese registro ya está en poder de la AEAT.

Qué pasa con cada factura en modalidad Verifactu

En Verifactu, cada vez que tu programa emite una factura ocurre esto, sin que tú tengas que hacer nada:

• Se genera el registro de facturación con sus campos obligatorios.
• Se envía al servicio de la AEAT en ese momento, o en cuanto hay conexión.
• La factura sale impresa o en PDF con el QR y con la leyenda VERI*FACTU.
• Hacienda guarda su copia del registro.

La ventaja práctica es que la integridad y la trazabilidad las custodia la Agencia. Tu software no necesita firmar electrónicamente nada ni guardar un historial encadenado blindado: basta con que envíe bien y a tiempo. Para una pyme sin equipo técnico propio, suele ser la vía más simple.

A cambio, aceptas que cada factura que emites se conoce al minuto. Para quien ya trabaja con contabilidad al día no supone diferencia; a quien le incomoda, es un punto a tener claro antes de firmar.

Qué exige la modalidad no Verifactu

La no Verifactu te deja los registros en casa, pero te carga con las garantías que en el otro modo pone la AEAT. Tu programa tiene que:

• Firmar electrónicamente cada registro de facturación.
• Encadenar cada registro con la huella del anterior (si alguien altera uno, se rompe la cadena).
• Llevar un registro de eventos del sistema: arranques, incidencias, errores, cambios relevantes.
• Conservar los registros íntegros, accesibles y legibles durante el plazo exigido.
• Entregarlos a Hacienda cuando los requiera, en el formato previsto.

La factura también sale con QR, pero sin la leyenda VERI*FACTU. El QR permite a tu cliente —o a un inspector— cotejar los datos.

En la práctica, la no Verifactu solo compensa cuando el software está pensado para ello: con la firma, el encadenado, los eventos y las copias ya resueltos de serie. Si tu programa no lo trae, montarlo por tu cuenta es un proyecto, no un ajuste. Lo que debe traer de serie cualquier programa lo resumimos en qué exige Verifactu a tu programa de facturación.

Comparativa rápida

Aspecto	VERI*FACTU	No Verifactu
Envío a la AEAT	Cada registro, al momento	Solo si Hacienda lo pide
Firma electrónica de registros	No la exige al software	Obligatoria
Encadenado de registros	Lo controla la AEAT con su copia	A cargo de tu programa
Registro de eventos del sistema	No	Sí
Conservación de los registros	Comparten AEAT y tú	Íntegra en tu sistema
QR en la factura	Sí	Sí
Leyenda «VERI*FACTU»	Sí	No
Carga técnica para la pyme	Menor	Mayor

Cuál te conviene según cómo facturas

No hay una respuesta única; hay un criterio.

• Pocos recursos técnicos y ganas de simplificar: Verifactu suele salir mejor. Pones el envío automático y te olvidas de firmar, encadenar y custodiar.
• No quieres que cada factura llegue a Hacienda en el momento: entonces asumes la carga de la no Verifactu. Tiene sentido si tu software ya está preparado y tu asesor lo recomienda por el perfil de operaciones.
• Facturación con picos o entornos sin conexión estable: lo que importa es cómo gestiona tu programa las caídas (reintentos, cola de envíos). Pregúntalo antes de decidir modalidad.
• Obligados al SII: quedáis fuera de este reglamento; no es una elección que te toque.

La modalidad no define si tu empresa cumple mejor o peor. Define de quién es la carga de demostrar que los registros no se han tocado: tuya o de la Agencia.

¿Se puede cambiar de modalidad más adelante?

El reglamento contempla operar en una u otra, y en general cambiar es posible, pero cómo se hace depende del programa. Algunos lo resuelven con un ajuste; otros requieren pasos adicionales por los registros ya emitidos. Antes de dar por hecho que podrás saltar entre modos cuando quieras, pídele a tu proveedor que te lo confirme por escrito y que explique qué ocurre con el histórico.

Lo mismo vale si estás cambiando de software ahora: elige pensando en los dos modos. Si el programa solo soporta uno con solvencia, lo estás eligiendo tú sin saberlo.

Lo que decide la elección, en el fondo

En una pyme pequeña, con poca infraestructura y poca mano técnica, Verifactu te quita problemas que no quieres tener. En empresas con sistemas propios, firma electrónica ya en uso y un responsable que entiende el reglamento, la no Verifactu es una opción válida que mantiene los registros bajo tu control.

El error no es escoger una u otra: es escoger sin mirar qué soporta tu programa y qué pasa el día que algo falla. Si tienes esa duda y no quieres resolverla a solas, en Sirix asesoramos y después implantamos: miramos tu facturación real, qué soporta tu software y qué modalidad te deja mejor cubierto. Puedes contarnos tu caso desde la página de contacto o entrar directo a nuestro servicio de adaptación a Verifactu.

Para situar la decisión en el calendario actual, mira también qué cambia tras el aplazamiento anunciado para 2028; y si trabajas como autónomo, cómo te afecta Verifactu según tu caso.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre modalidad Verifactu y no Verifactu?

En Verifactu, cada registro de facturación se envía a la AEAT en el momento de emitir la factura y la Agencia conserva su copia. En no Verifactu, los registros se firman electrónicamente, se encadenan y se conservan en tu sistema, y solo se entregan cuando Hacienda los requiere. La factura lleva QR en los dos modos; la leyenda «VERI*FACTU» solo en el primero.

¿La modalidad no Verifactu es más privada o más segura?

Más privada en el sentido de que la AEAT no recibe los registros al instante. No más segura: la seguridad depende de que tu programa firme, encadene, registre eventos y conserve bien. Si no cumple con solvencia esas garantías, el riesgo de problemas en una inspección es mayor en no Verifactu que en Verifactu.

¿Puedo empezar en una modalidad y cambiar luego a la otra?

El reglamento permite trabajar en una u otra, y en general cambiar es posible, pero el procedimiento concreto depende del software. Antes de elegir, pide a tu proveedor que te confirme por escrito cómo se hace el cambio y qué pasa con los registros ya emitidos.