Software de gestión para autónomos: qué necesitas

El software de gestión para un autónomo no tiene que hacerlo todo: tiene que hacer bien cuatro cosas y no cobrarte por veinte que no vas a usar. El error habitual es acabar pagando un sistema pensado para una empresa de treinta personas, o al revés, quedarte en un Excel que ya no cumple la normativa. Ni una cosa ni la otra.

Esto es lo que sí necesitas, lo que probablemente no, y cuándo se te queda corto.

Lo que sí necesitas

Facturación que cumpla la normativa

Lo primero, porque no es opcional. Tu programa tiene que emitir facturas que cumplan, y de cara a la obligación de Verifactu tiene que generar registros que no se puedan alterar. Facturar en Word o en un Excel casero deja de ser una opción cuando te llega la obligación.

Registro de gastos con sus justificantes

Poder apuntar cada gasto, adjuntar el ticket o la factura y tenerlo clasificado. Es lo que te permite deducir bien y lo que agradece tu asesoría cuando llega el trimestre. Un gasto sin justificante ordenado es un gasto que acabas perdiendo.

Libros registro y modelos

Que el programa te saque los libros de ingresos y gastos y te ayude con la información de los modelos trimestrales. No hace falta que presente por ti, pero sí que no tengas que reconstruir el trimestre a mano el día 18.

Conexión con el banco

Poder conciliar los movimientos del banco con tus facturas y gastos te ahorra horas y errores. No es imprescindible el primer día, pero es de lo que más tiempo devuelve en cuanto tienes un poco de volumen.

Lo que probablemente no necesitas todavía

Módulos de almacén, control de producción, varios usuarios con permisos, CRM completo, nóminas. Todo eso es de empresa con empleados, no de autónomo. Pagar por ello “por si acaso” es tirar dinero. Si un comercial te lo empuja, es que te está vendiendo su producto, no resolviendo tu problema.

Lo que hay que mirar antes de contratar

• Que cumpla Verifactu en tu fecha, con declaración del fabricante.
• Que puedas exportar tus datos en formato abierto el día que quieras cambiar; es la misma precaución que al cambiar de programa de facturación.
• Que tu asesoría pueda trabajar con él, porque vas a compartir datos con ella cada trimestre.
• Precio claro, sin que la función que necesitas esté en el plan de arriba.

Cuándo se te queda corto

Llega un momento en que el programa de autónomo ya no da. Las señales: contratas a alguien, empiezas a llevar stock, manejas varias líneas de negocio, o pasas más tiempo cuadrando datos entre herramientas que trabajando. Ahí toca plantearse el salto a algo más completo.

Ese salto no siempre es un ERP, pero conviene saber qué es y qué resuelve: lo tienes en qué es un ERP y para qué sirve, y si además vendes y haces seguimiento comercial, en qué es un CRM y para qué sirve. Cuando decidas dar el paso, dimensiona la inversión con cuánto cuesta un ERP para una pyme. Si no lo tienes claro, lo vemos contigo y te decimos si te compensa o si aún te sobra con lo que tienes.

Preguntas frecuentes

¿Hay algún programa de facturación gratuito que cumpla la normativa?

Existen opciones gratuitas o muy baratas que cumplen para un autónomo con pocas facturas, pero revisa que sigan cumpliendo con la obligación de Verifactu en tu fecha y que puedas exportar tus datos. Lo gratis no te exime de cumplir.

¿Me vale el programa que me da mi asesoría?

Muchas veces sí, y tiene la ventaja de que compartís datos sin fricción. El inconveniente es que dependes de esa asesoría: si cambias, cambias también de programa. Asegúrate de que puedes llevarte tus datos si algún día os separáis.

¿Tengo que emitir factura electrónica a mis clientes?

Depende del calendario de la factura electrónica obligatoria entre empresas, que es una norma distinta de Verifactu. A los autónomos les llegará, pero con sus plazos. Confírmalo con tu asesoría según tu situación.

¿Puedo usar el Kit Digital siendo autónomo?

Sí, los autónomos pueden optar al Kit Digital según su segmento. Cubre soluciones como la factura electrónica o la gestión de clientes. Somos Agente Digitalizador y te decimos a qué puedes optar y te tramitamos la solicitud.