Cambiar de programa de facturación sin perder datos

Cambiar de programa de facturación es fácil. Hacerlo sin perder por el camino el histórico, las series o los saldos ya no lo es, y menos con prisa en diciembre. La diferencia entre un cambio limpio y un susto está en el orden en que haces las cosas.

Esta es la secuencia que funciona, y lo que se rompe cuando no se sigue.

Primero: qué estás obligado a conservar

Antes de tocar nada, ten esto claro: la obligación de conservar tus facturas es tuya, no de tu proveedor de software. Si cancelas la suscripción y pierdes el acceso, el problema lo tienes tú ante una inspección, no la empresa que te vendía el programa.

Con carácter general, facturas y libros registro se conservan cuatro años por prescripción tributaria, y más en algunos supuestos (bienes de inversión, operaciones con efectos posteriores). Confírmalo con tu asesoría antes de dar de baja nada. Regla práctica: no des de baja el programa viejo el mismo día que arrancas el nuevo. Solapa unos meses.

Qué datos tienes que poder llevarte

Haz la lista completa antes de negociar, porque es lo que vas a exigir que se migre:

• Clientes y proveedores con NIF, dirección fiscal, condiciones de pago y datos bancarios.
• Artículos o servicios con referencias, precios, impuestos y tarifas por cliente si las hay.
• Facturas emitidas y recibidas, con sus líneas, no solo el total.
• Series de facturación y el último número usado de cada una. Esto se olvida constantemente y da problemas serios.
• Saldos pendientes de cobro y de pago a la fecha de corte.

Si el programa nuevo no puede recibir alguno de estos bloques, mejor saberlo antes de firmar que después.

En qué formato

Exige poder exportar en formato abierto y legible: CSV o Excel para los listados, y a poder ser un formato estándar para las facturas. Huye de quien solo te da un PDF o un formato propietario que no abre nadie más: eso no es tener tus datos, es tenerlos secuestrados. La facilidad para exportar es, además, la mejor señal de que ese proveedor no te va a atrapar el día de mañana.

Cuándo hacerlo

El mejor momento es el cierre de un ejercicio o de un trimestre, con la numeración de facturas limpia. Arrancar series nuevas el 1 de enero evita líos de numeración a mitad de año. El peor momento es con la fecha de una obligación encima: cambiar por Verifactu en el último trimestre de plazo, con todo el mundo haciendo lo mismo, es pagar más y correr riesgos evitables.

El checklist

Antes de dar por buena la migración, comprueba una a una:

1. Clientes, proveedores y artículos importados y revisados.
2. Series de facturación creadas con el número correcto de continuación.
3. Saldos de apertura cuadrados al céntimo contra el sistema viejo.
4. Una factura de prueba emitida de principio a fin en el programa nuevo.
5. Acceso al sistema viejo garantizado durante el periodo de conservación.
6. Copia de seguridad completa de todo lo exportado, guardada aparte.

Los errores que salen caros

• Cortar el acceso al programa viejo demasiado pronto y quedarte sin el histórico que estás obligado a conservar.
• No cuadrar los saldos de apertura y arrastrar un descuadre contable todo el año.
• Romper la numeración de series, que da problemas con Hacienda y con los clientes.
• Fiarte del “eso lo importamos y ya” sin verlo funcionar con tus datos reales.
• Hacerlo con prisa por llegar a una fecha, en lugar de planificarlo con margen.

Aprovecha para decidir si necesitas algo más

Un cambio de programa es el momento natural para preguntarte si solo necesitabas facturar o si te hacía falta más. Si el problema era que facturación, stock y contabilidad no se hablaban, quizá toca un cómo elegir un ERP en condiciones, no otro programa de facturación suelto. Y si eres autónomo, revisa antes qué necesitas de verdad en software de gestión para autónomos, no vaya a ser que te sobre la mitad. Para dimensionar el salto, tienes cuánto cuesta un ERP para una pyme. Si prefieres que te acompañemos en la migración, es parte de lo que hacemos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar de programa a mitad de año?

Sí, pero es más cómodo en un cierre de trimestre o de ejercicio, porque simplifica la numeración de series y el cuadre de saldos. Si tienes que hacerlo a mitad de año, cuida especialmente la continuación de la numeración.

¿Tengo que migrar todo el histórico?

No siempre. Estás obligado a conservarlo, pero puedes conservarlo dando acceso al sistema viejo o guardando una exportación completa, sin necesidad de meterlo todo en el programa nuevo. Migrar solo lo operativo y archivar el resto suele salir más barato.

¿Y si el proveedor actual no me deja exportar?

Tienes derecho a tus datos. Reclama la exportación por escrito; si aun así lo pone difícil, se puede extraer de otras formas, pero es trabajo extra. Que un proveedor dificulte la salida es, de paso, la mejor razón para haberte ido antes.

¿Qué pasa con las series de facturación?

Son lo más delicado. El programa nuevo tiene que continuar la numeración donde la dejó el viejo, sin saltos ni repeticiones. Lo más limpio es cerrar series con el ejercicio y abrir nuevas, pero hay que configurarlo a conciencia.

¿Cuánto cuesta una migración?

Depende de cuántos datos traigas y de cómo estén de limpios. De un sistema que exporta bien, poco; de uno que exporta mal o con datos sucios, el grueso es la limpieza. Pídelo presupuestado aparte para poder compararlo.