Previsión de tesorería: saber si llegas a fin de mes

La previsión de tesorería es lo que te dice, con semanas de antelación, si vas a poder pagar las nóminas del mes que viene. No es contabilidad ni es el beneficio: es saber qué dinero va a entrar y salir de tu cuenta y cuándo, para no descubrir el día 28 que no llegas. Si alguna vez has pasado un susto de caja —o lo estás pasando ahora—, esto es lo que lo evita, y se monta con datos que tu empresa ya tiene.

Rentable y sin caja: cómo se quiebra

El beneficio se calcula al cerrar el mes, pero las nóminas se pagan el día 30 pase lo que pase: son dos problemas distintos y solo uno te cierra la empresa. Una empresa puede ser rentable sobre el papel y quedarse sin caja el mismo mes, porque el beneficio no dice cuándo entra el dinero. Si facturas mucho pero cobras a 90 días y pagas a tus proveedores a 30, tienes un agujero temporal que hay que financiar aunque cada venta deje margen.

Las empresas no suelen quebrar por no ser rentables. Quiebran por quedarse sin caja un martes cualquiera. La previsión de tesorería es la herramienta que impide que ese martes te pille por sorpresa.

Qué necesitas para tener previsión

Los ingredientes están todos disponibles en un sistema de gestión bien llevado; el problema es que suelen vivir en sitios distintos. Necesitas juntar:

• Facturas emitidas con su vencimiento: lo que vas a cobrar y cuándo.
• Facturas recibidas con su vencimiento: lo que vas a pagar a proveedores.
• Nóminas y seguros sociales: el pago fijo que no falla.
• Impuestos con su calendario: IVA, IRPF, Sociedades, cada uno en su fecha.
• Préstamos y leasings: las cuotas comprometidas.
• El saldo bancario real de hoy: el punto de partida.

Cuando todo esto está en el mismo sistema, la previsión se alimenta sola. Cuando está repartido, hay que mantener una hoja aparte, y esa hoja acaba desactualizada justo cuando más la necesitas.

La previsión a 90 días, semana a semana

La previsión útil se hace a 90 días y semana a semana. Los dos parámetros importan:

A 90 días y no a un año porque más allá de tres meses es ficción: no sabes qué vas a facturar ni qué imprevistos van a aparecer. Tres meses es el horizonte en el que puedes ver venir un problema y todavía tienes margen para reaccionar.

Semana a semana y no mes a mes porque el mes esconde el día 20. Puede que el mes cierre con saldo positivo, pero si el día 20 tienes que pagar nóminas y el cliente grande no paga hasta el 28, ese hueco de ocho días existe aunque el balance mensual lo tape. La caja se rompe en días concretos, no en meses.

El dato que lo cambia todo: el vencimiento real

Aquí está la diferencia entre una previsión que sirve y una que engaña: no uses la fecha de vencimiento de la factura, usa la fecha en que ese cliente paga de verdad. No es lo mismo. Un cliente con vencimiento a 30 días que sistemáticamente paga a 50 tiene, para tu previsión, un vencimiento real de 50 días.

Eso se calcula con el histórico de cada cliente: cuánto tarda de media entre que le facturas y que te paga. La mayoría de los sistemas pueden sacarlo, y cambia por completo la fiabilidad de la previsión, porque deja de basarse en lo pactado y pasa a basarse en lo que ocurre de verdad. Las reglas legales de esos plazos —qué puedes exigir— están en plazos de pago entre empresas.

Cuando la previsión sale en rojo

Si la previsión te avisa de un hueco dentro de seis semanas, tienes palancas, y conviene conocerlas por orden de coste:

1. Acelerar cobros pendientes: llamar a los clientes que deben, ofrecer un pequeño descuento por pronto pago. Es lo más barato.
2. Retrasar pagos no críticos negociándolo con el proveedor, mejor de frente que dejando de pagar sin avisar.
3. Aplazamientos de impuestos o cuotas, donde sea posible.
4. Financiación: descuento de pagarés, anticipo de facturas, una póliza de crédito. Es la palanca más cara, la última.

Lo importante es que todas se activan con semanas de margen, no el día anterior. Una póliza de crédito negociada con tranquilidad tiene mejores condiciones que una pedida con el agua al cuello. La previsión te da precisamente eso: tiempo.

Reclamar sin perder al cliente

Buena parte de los huecos de caja son cobros que se retrasan, y reclamar bien es un arte de no romper la relación. Un circuito escalonado y sin drama: aviso antes del vencimiento, recordatorio al día siguiente de que venza, llamada a la semana y escalado si hace falta. Los dos primeros pasos son automatizables —el sistema los manda solo, sin que nadie tenga que acordarse—, y ahí ganas tiempo y cobros sin gastar una sola llamada incómoda. Cómo montar esos automatismos está en automatizar tareas repetitivas en una pyme.

Periodo medio de cobro y de pago

Dos números que resumen tu salud de caja: el periodo medio de cobro (cuánto tardas en cobrar a tus clientes) y el periodo medio de pago (cuánto tardas en pagar a tus proveedores). La diferencia entre ambos es, básicamente, tu necesidad de financiación: si cobras a 60 y pagas a 30, estás financiando 30 días de actividad con tu propio dinero o con el banco. Bajar el periodo de cobro o subir el de pago —dentro de lo legal y lo razonable— es dinero directo a tu caja.

Qué hace el sistema por ti

Un sistema de gestión bien montado alimenta la previsión solo, desde las facturas emitidas y recibidas con sus vencimientos, sin que mantengas una hoja aparte. Y para que el punto de partida —el saldo real— esté siempre al día, conviene tener la conciliación bancaria automática, que casa los movimientos del banco con tus facturas sin picar nada a mano. Con esas dos piezas, abrir la previsión es abrir una pantalla, no montar una hoja de cálculo cada lunes.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto hay que actualizar la previsión de tesorería?

Idealmente, que se actualice sola en tiempo real a medida que emites facturas, registras las de proveedores y cobras. Si la llevas a mano, revísala al menos una vez por semana: la caja se mueve en días, y una previsión de hace tres semanas ya no refleja la realidad. La ventaja de tenerla dentro del sistema es precisamente que está siempre al día.

¿Cómo sé cuándo me va a pagar de verdad un cliente?

Con su histórico de pagos. El sistema calcula cuánto tarda de media ese cliente entre la factura y el cobro, y esa es la fecha que debes usar en la previsión, no la del vencimiento pactado. Un cliente que “paga a 30” pero en la práctica paga a 50 hay que tratarlo como lo que es, o la previsión te mentirá.

¿Qué hago si la previsión sale en rojo dentro de dos meses?

Justamente para eso sirve verlo con dos meses de antelación: te da tiempo a activar las palancas por orden de coste. Empieza por acelerar cobros y negociar aplazamientos, y deja la financiación para el final. Lo peor que puedes hacer es esperar a que llegue el hueco; lo mejor, actuar mientras todavía puedes elegir cómo.

Controlar la caja es, sobre todo, tener el dato a tiempo, y eso es un problema de sistema más que de esfuerzo. Analizamos cómo lleváis la tesorería, elegimos la herramienta que la mantiene al día sola y la implantamos con vosotros: así enfocamos la elección e implantación de tu ERP.