Plazos de pago entre empresas: qué dice la ley

Los plazos de pago entre empresas no son libres: la ley marca un tope, y lo que se pacte por encima de ese tope no es válido aunque las dos partes firmen. Si cobras tarde de forma sistemática y no sabes qué puedes exigir, o si te preocupa que tus propios retrasos empiecen a notarse, conviene tener claras las reglas. Y hay una novedad importante: con la factura electrónica obligatoria, lo que tardas en pagar va a dejar de ser un asunto privado.

Antes de entrar: esto es información divulgativa, no asesoramiento jurídico. Para un caso concreto —un contrato con cláusulas particulares, una reclamación que se complica— cuenta con un abogado.

Qué plazo puedes exigir

La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija los plazos máximos entre empresas. En resumen:

• Sin pacto: el plazo de pago es de 30 días naturales desde la recepción de la mercancía o la prestación del servicio.
• Con pacto entre las partes: se puede ampliar, pero en ningún caso por encima de 60 días naturales. Un contrato que fije 90 días no vale en esa parte: el plazo se reduce al máximo legal.

Esos 60 días son un techo, no un objetivo. Que la ley te permita cobrar a 60 no significa que tengas que aceptarlo: es perfectamente legítimo pactar 30 y hacerlo cumplir.

Desde cuándo cuenta el plazo

Aquí está el detalle que más se estira en la práctica. El plazo no empieza cuando emites la factura, sino cuando el cliente recibe la mercancía o recibes el servicio. Y hay un caso que da mucho juego: si el contrato prevé un procedimiento de aceptación o comprobación —revisar que lo entregado está conforme—, ese procedimiento no puede durar más de 30 días, y el plazo de pago empieza a contar desde que se acepta.

En la vida real, ese “estamos revisándolo” es donde se alarga el pago sin salirse formalmente de la ley. Por eso conviene dejar por escrito qué se considera entregado y aceptado, y con qué fecha, en lugar de dejarlo al criterio del que paga.

Lo que cambia con la factura electrónica obligatoria

Este es el giro que casi nadie está contando. La factura electrónica obligatoria entre empresas no solo cambia el formato de las facturas: obliga al que recibe la factura a comunicar su estado, incluida la fecha de pago efectivo. Ese mecanismo existe precisamente para medir los plazos de pago reales entre empresas y combatir la morosidad.

Traducido a tu empresa: hasta ahora, cuánto tardas de verdad en pagar era una cifra privada que solo conocíais tú y tu proveedor. Cuando la norma entre en vigor, pasa a ser un dato trazable. El que paga tarde deja de ser invisible. Todo el detalle de la norma, sus plazos y su calendario está en factura electrónica obligatoria entre empresas; aquí nos quedamos solo con lo que afecta a los plazos de pago.

Intereses de demora y compensación por costes de cobro

Cuando un cliente se retrasa, la ley te reconoce dos derechos, sin necesidad de pedirlos expresamente:

• Intereses de demora. En defecto de otro pacto válido, el tipo es el que aplica el Banco Central Europeo a su operación principal de financiación más reciente, más ocho puntos porcentuales. Como el tipo del BCE varía, conviene comprobar el vigente en el momento de calcularlos.
• Una compensación fija de 40 euros por factura por los costes de cobro, que se suma a la deuda principal en todo caso, además de los intereses.

Ahora la parte incómoda y realista: casi nadie reclama intereses a un cliente que quiere conservar, porque teme el coste comercial. Es una decisión legítima. Pero saber que tienes ese derecho cambia la conversación, y hay un momento en que sí conviene ejercerlo: cuando la relación ya está rota o cuando el retraso es tan sistemático que el cliente te está usando de banco.

Cómo reclamar sin romper la relación

La reclamación funciona mejor como un circuito escalonado y sin dramatismo que como una bronca a los 60 días:

1. Aviso antes del vencimiento: un recordatorio amable de que la factura vence tal día. La mayoría de los retrasos son despistes, y este paso los evita.
2. Recordatorio al día siguiente del vencimiento, cuando aún es pronto para que sea incómodo.
3. Llamada a la semana, ya persona a persona.
4. Escrito formal reclamando el importe, los intereses y la compensación.
5. Vía judicial o proceso monitorio como última opción, cuando lo demás ha fallado.

Los dos primeros pasos son automatizables y no cuestan una llamada: el sistema los manda solo. Cómo montar ese tipo de automatismos lo tienes en automatizar tareas repetitivas en una pyme, y la gestión de la caja alrededor de todo esto, en previsión de tesorería.

Mide también tu propio periodo medio de pago

La vuelta de tuerca honesta: si vas a exigir que te paguen a tiempo, mira antes cuánto tardas tú en pagar a tus proveedores. Con la factura electrónica, ese dato va a ser visible, así que más vale conocerlo tú primero. Calcula tu periodo medio de pago y compáralo con lo que predicas. No es una cuestión moral, es de coherencia y de reputación comercial: en breve, tus proveedores podrán saber qué clase de pagador eres.

Qué debe hacer tu sistema

Un buen sistema de gestión te quita casi todo el trabajo de esto: calcula el vencimiento real por cliente según las condiciones pactadas, lanza los avisos automáticos antes y después del vencimiento, te muestra la antigüedad de la deuda (cuánto llevas esperando cada cobro) y, cuando la norma entre en vigor, gestiona la comunicación de estados de factura, incluida la fecha de pago. Llevar esto en una hoja aparte, a mano, es garantía de que se te escape.

Preguntas frecuentes

¿Puedo pactar con un cliente un plazo de pago más largo que el legal?

Puedes ampliar el plazo por pacto, pero nunca por encima de 60 días naturales. Un acuerdo que fije un plazo superior no es válido en esa parte, aunque lo firméis los dos: el plazo se reduce automáticamente al máximo legal.

¿Merece la pena reclamar intereses de demora?

Depende de la relación. Con un cliente que quieres conservar y que se ha retrasado puntualmente, muchos prefieren no hacerlo por el coste comercial, y es una decisión razonable. Con un cliente que se retrasa de forma sistemática o con una relación ya rota, sí conviene: tienes derecho a los intereses y a la compensación de 40 euros sin necesidad de pedirlos.

¿Va a saberse si mi empresa paga tarde?

Con la factura electrónica obligatoria, el que recibe la factura tendrá que comunicar su estado de pago, incluida la fecha efectiva. El objetivo declarado de la norma es medir los plazos reales de pago entre empresas, así que sí: cuánto tardas en pagar dejará de ser un dato privado.

Cobrar a tiempo es, en el fondo, un problema de sistema: vencimientos bien calculados, avisos que salen solos y una previsión que te avisa antes de que llegue el apuro. Analizamos cómo gestionáis los cobros, elegimos la herramienta que encaja y la implantamos con vosotros: así enfocamos la elección e implantación de tu ERP.