Factura electrónica obligatoria entre empresas

La factura electrónica obligatoria entre empresas es la norma que va a obligarte a emitir y recibir tus facturas en un formato estructurado que una máquina pueda leer, en lugar del PDF de siempre. Viene de la Ley 18/2022, la llamada ley Crea y Crece, y su desarrollo técnico llegó con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo.

Antes de entrar en plazos, hay que aclarar la confusión que arrastra medio país, porque es la que hace que muchas empresas crean que ya lo tienen resuelto cuando no es así.

Verifactu y factura electrónica no son lo mismo

Son dos obligaciones distintas, con normas distintas y calendarios distintos. Puedes cumplir una y estar incumpliendo la otra.

• Verifactu regula cómo emites la factura: obliga a que tu programa genere un registro inalterable y encadenado de cada factura para que no se pueda borrar ni manipular. Es antifraude. Lo explicamos en qué exige Verifactu a tu programa de facturación.
• La factura electrónica B2B regula en qué formato la mandas y cómo se la haces llegar a tu cliente: un fichero estructurado que viaja por una plataforma, no un PDF adjunto a un correo.

Dicho corto: Verifactu mira hacia dentro de tu programa; la factura electrónica mira hacia fuera, hacia tu cliente. Te van a exigir las dos.

Qué es exactamente una factura electrónica

Una factura electrónica no es un PDF enviado por correo. Es un fichero en un formato estructurado —los datos etiquetados uno a uno— que el sistema del receptor puede procesar sin que nadie teclee nada.

El reglamento admite varios formatos: UBL, Facturae (el que ya se usa para facturar a las administraciones públicas), EDIFACT y Peppol BIS, todos ajustados a la norma europea EN16931. No tendrás que elegir tú: lo resuelve la plataforma que uses, que está obligada a saber convertir entre ellos.

Las facturas simplificadas —lo que llamamos tique— quedan expresamente fuera de la obligación.

Cómo va a funcionar el sistema

Habrá dos vías para emitir, y puedes combinarlas:

• Plataformas privadas de intercambio, que es lo que ofrecerán la mayoría de programas de gestión.
• La solución pública de facturación electrónica, gratuita y gestionada por la Agencia Tributaria, pensada como alternativa básica para quien no quiera contratar nada.

Hay un detalle que conviene entender porque afecta a todos: si emites por una plataforma privada, esa plataforma está obligada a enviar simultáneamente una copia fiel de cada factura a la solución pública de la AEAT. Es decir, Hacienda va a tener copia de tus facturas entre empresas, use quien use la plataforma que use.

Los estados de la factura: la parte que nadie espera

Esta es la novedad que más va a cambiar el día a día y de la que menos se habla. Como destinatario de una factura, vas a estar obligado a informar de al menos dos estados:

1. Aceptación o rechazo comercial de la factura, con su fecha.
2. Pago efectivo completo, con la fecha real en que el proveedor cobra.

Opcionalmente se podrán comunicar otros estados, como la aceptación parcial, el pago parcial o la cesión de la factura a un tercero.

El objetivo declarado de la norma es medir los plazos de pago reales entre empresas y combatir la morosidad. Traducido a tu empresa: cuánto tardas en pagar a tus proveedores va a dejar de ser un asunto privado.

A quién obliga y desde cuándo

Aquí toca ser preciso, porque hay mucha web dando fechas cerradas que todavía no lo están.

El Real Decreto 238/2026 está publicado, pero el reloj no ha empezado a correr. La propia norma dice que los plazos se cuentan desde la publicación de la orden ministerial que regula la solución pública de la AEAT, y a fecha de redacción de este artículo esa orden sigue en tramitación.

Cuando se publique, el calendario será:

• A los 12 meses: empresarios y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros en el año natural anterior.
• A los 24 meses: el resto, incluidas pymes y autónomos.

Si la orden entrara en vigor a finales de 2026, como se viene anticipando, eso situaría a las grandes en el último trimestre de 2027 y a todos los demás un año después. Pero mientras la orden no esté en el BOE, cualquier fecha exacta es una previsión, no un hecho. Confirma siempre el estado actualizado antes de tomar decisiones de inversión.

Qué tiene que poder hacer tu programa

Con independencia de cuándo te toque, tu sistema tendrá que ser capaz de:

• Emitir en un formato estructurado admitido.
• Enviar y recibir a través de una plataforma, conectándose con las plataformas que usen tus clientes y proveedores.
• Comunicar y recibir los estados de aceptación y pago.
• Conservar las facturas y sus estados de forma accesible.

Cómo saber si el tuyo está preparado

Escríbele a tu proveedor y pídele por escrito la respuesta a estas cuatro preguntas:

1. ¿Va a soportar la emisión y recepción en formato estructurado, y en cuáles?
2. ¿A través de qué plataforma, y qué coste tiene?
3. ¿Cómo se gestionarán los estados de aceptación y pago desde el programa?
4. ¿En qué fecha estará disponible la funcionalidad?

Si la respuesta es vaga o llega con evasivas, ya tienes un dato. Y si directamente no va a estar preparado, te conviene empezar a mirar el cambio con tiempo: lo tratamos en cómo cambiar de programa sin perder el histórico, y si el salto es de sistema completo, en nuestro servicio de migración de ERP.

Preguntas frecuentes

¿Un PDF enviado por correo es una factura electrónica?

No a efectos de esta obligación. La norma exige un formato estructurado que el sistema del receptor pueda procesar automáticamente. Un PDF, aunque viaje por correo y esté firmado, no cumple ese requisito salvo que incorpore los datos estructurados exigidos.

¿Afecta también a los autónomos?

Sí. La obligación alcanza a empresarios y profesionales en sus operaciones con otros empresarios y profesionales, y los autónomos entran en el último tramo del calendario, el de los 24 meses. Quedan fuera las facturas simplificadas y las operaciones con particulares. Si eres autónomo, te interesa repasar también qué software de gestión necesitas de verdad.

¿Tengo que cumplir Verifactu y la factura electrónica a la vez?

Sí, son obligaciones independientes y acumulativas. Verifactu llega antes: el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos. La factura electrónica entre empresas llegará después, según el calendario de la orden ministerial. Lo sensato es resolver las dos con el mismo cambio de sistema en lugar de hacer dos proyectos.

Si tu programa actual no va a llegar a ninguna de las dos citas, el momento de moverse es ahora y no en el último trimestre, cuando todos los proveedores estén saturados. Revisamos si el tuyo cumple y, si no, nos ocupamos del cambio conservando tu histórico y tus series.