Cuánto se tarda en implantar un ERP: plazos reales

Cuánto se tarda en implantar un ERP es la pregunta que hay que hacer justo después de cuánto cuesta, y por una razón práctica: el plazo que te den te sirve para dos cosas. Una, para planificar el cambio sin que te pille un cierre o una campaña por medio. Y dos, para detectar al proveedor que te promete lo imposible, que suele ser el mismo que luego te dobla la factura.

Aquí tienes las horquillas reales por tipo de empresa, qué las mueve y cómo leer el calendario que te pongan delante.

La respuesta corta, por tamaño de empresa

Estas son las horquillas orientativas, y conviene tomárselas como lo que son —una referencia, no una promesa—, porque tu caso concreto puede moverlas:

• Micro empresa o autónomo (facturación y contabilidad, poco más): de tres a seis semanas.
• Pyme con almacén, compras y ventas (el caso más común): de dos a cuatro meses.
• Empresa con fabricación, varios almacenes o delegaciones e integraciones: de cuatro meses a más de un año.

La diferencia entre estos escenarios no la marca tanto el número de empleados como el número de procesos distintos que el ERP tiene que cubrir y lo lejos que estén esos procesos de lo estándar. Cuanto más raro sea tu negocio, más se alarga.

Las fases y lo que se lleva cada una

Un proyecto de ERP no es “instalar y usar”. Pasa por fases, y saber cuánto pesa cada una te ayuda a entender por qué tarda lo que tarda:

1. Análisis de procesos. Se estudia cómo trabajáis de verdad. Es la base: si se hace mal, todo lo demás sale torcido.
2. Parametrización. Se configura el sistema según ese análisis.
3. Migración de datos. Se traen clientes, proveedores, artículos, saldos y stock del sistema viejo.
4. Pruebas. Se ensaya con casos reales antes de tocar nada en producción.
5. Formación. Por perfiles, con datos reales.
6. Arranque. El día que se empieza a trabajar de verdad con el nuevo sistema.
7. Estabilización. Las semanas siguientes al arranque, cuando salen las dudas y los fallos.

Un aviso importante: esa última fase, la estabilización, existe siempre y casi nadie la presupuesta. Los problemas de verdad no aparecen en las pruebas, aparecen el segundo martes con la empresa funcionando a pleno pulmón. Si tu proveedor no ha reservado tiempo para eso, lo vas a pagar en horas de urgencia.

Qué alarga un proyecto de ERP

Los plazos rara vez se van por culpa del software. Se van por esto:

• Datos sucios. Si los maestros de clientes y artículos están llenos de duplicados y errores, limpiarlos se come semanas.
• Decisiones que no se toman. El proyecto se para esperando a que alguien decida cómo se va a numerar algo o quién aprueba las compras.
• Procesos sin dueño. Nadie sabe quién manda en un circuito, así que nadie lo valida.
• Integraciones con terceros: la tienda online, el banco, un programa de un cliente. Cada conexión es un frente que puede atascarse.
• Personalizaciones. Cada cosa a medida suma tiempo de desarrollo y de pruebas.
• El calendario de tu propia empresa: vacaciones, cierres contables, la campaña fuerte del año.

Qué lo acorta de verdad

Y al revés, esto es lo que hace que un proyecto vuele:

• Alcance recortado a lo imprescindible. Arranca con lo que necesitas ya; lo demás, en una segunda fase.
• Un responsable interno con tiempo asignado. No de boquilla: horas reales bloqueadas en su agenda.
• Datos limpios antes de empezar. Si llegas con los maestros ordenados, te ahorras la fase más pesada.
• Arranque por módulos en lugar de encender todo el mismo día.

Arranque de golpe o por fases

Hay dos formas de dar el salto. De golpe (big bang): un día apagas el sistema viejo y enciendes el nuevo. Es más rápido en calendario pero más arriesgado, porque si algo falla, falla todo a la vez. Por fases: vas encendiendo módulos o áreas poco a poco. Tarda más pero el riesgo se reparte.

Para el salto contable, el 1 de enero sigue siendo la fecha reina, porque coincide con el cierre del ejercicio y evita arrastrar medio año partido entre dos sistemas. Eso hace que diciembre y enero sean meses de mucha demanda: si quieres arrancar en año nuevo, no lo dejes para noviembre.

Cómo leer el calendario que te propone un proveedor

Un plazo te dice mucho del proveedor que te lo da. Desconfía si:

• Te promete un ERP con almacén y contabilidad “funcionando en dos semanas”. No da tiempo ni a migrar bien los datos.
• No menciona la estabilización por ningún lado.
• No te pide horas de tu equipo. Si cree que puede hacerlo sin vosotros, es que no ha entendido el proyecto.
• Da una fecha sin haber analizado antes vuestros procesos.

Exige el calendario por escrito, con hitos, entregables y quién hace qué en cada fase. Ese documento es tu red de seguridad cuando las cosas se tuercen. El coste va de la mano del plazo; los dos los desglosamos en cuánto cuesta un ERP para una pyme, y para elegir bien el sistema antes de nada tienes cómo elegir un ERP sin equivocarte.

Preguntas frecuentes

¿Se puede implantar un ERP sin parar la actividad?

Sí, es lo normal. Durante el proyecto sigues trabajando con el sistema antiguo y el nuevo se prepara en paralelo. Solo hay un momento delicado —el arranque— que se planifica para el día de menos carga posible, y aun así conviene tener el sistema viejo accesible en modo consulta unas semanas.

¿Cuánto tiempo tiene que dedicarle mi equipo?

Más del que espera. La persona que hace de responsable interno puede necesitar dedicarle una parte importante de su jornada en las fases fuertes, y el resto del equipo tiene que sacar tiempo para las pruebas y la formación. Un proyecto en el que la empresa no pone horas es un proyecto que se retrasa.

¿Qué pasa con el programa antiguo cuando arranca el nuevo?

No se apaga de golpe. Se mantiene accesible en modo consulta durante un tiempo para poder mirar el histórico que no se migró y comprobar cuadres. Qué datos se llevan y cuáles se quedan archivados es una decisión clave; conviene planificarla igual que si fueras a cambiar de programa de facturación conservando el histórico.

Un plazo realista es la primera señal de que un proyecto está bien planteado. Si el que te han dado te suena demasiado bonito, o demasiado vago, merece la pena que alguien lo mire con criterio antes de que firmes. En eso te podemos ayudar.