Embudo de matrícula
De solicita información a alumno activo, con las etapas propias de una academia y su regla de salida en cada una.
Software para academias
Que no se te caiga ni el que pregunta
ni el que ya está dentro
Una academia pierde dinero en dos sitios: quien pide información y nadie vuelve a llamar, y el alumno que se cae sin que nadie lo vea venir. Miramos cómo funciona tu centro y te decimos qué sistema encaja para cerrar los dos agujeros.
- Un sistema que sigue la matrícula y la asistencia, no solo cobra la cuota.
- Te decimos qué necesitas y qué no. Sin venderte módulos de más.
- Una primera reunión sin compromiso, de la que sales sabiendo por dónde empezar.
Te llamamos en menos de 24 horas laborables. Hablas con un jefe de proyecto, no con un comercial.
¿Qué sistema encaja con tu academia?
Dinos cómo trabajáis y te lo decimos. Gratis y sin compromiso.
Señales de que a tu centro se le escapan alumnos
Si reconoces tres o más, no es cosa del equipo: es que no hay sistema para captar y retener.
- Alguien pide información y nadie vuelve a llamar, y esa matrícula se pierde.
- Las matrículas se llevan en papel o en carpetas que solo entiende quien las hizo.
- Las cuotas se cobran a mano cada mes, con el trabajo y los errores que eso arrastra.
- Los impagos se detectan tarde y el alumno sigue viniendo sin pagar.
- Nadie ve venir una baja: el alumno deja de asistir y os enteráis cuando se da de baja.
- Hay grupos con tres alumnos y nadie lo había mirado hasta fin de trimestre.
Qué resuelve un buen sistema en una academia
Una academia se sostiene sobre captar bien y retener mejor, y las dos cosas son seguimiento de personas. Un buen sistema convierte cada consulta en un seguimiento, cada cuota en un recibo que sale solo, y cada falta de asistencia en una señal para actuar a tiempo.
Origen de cada alumno
Web, teléfono, recomendación o campaña: saber de dónde vienen los que además se quedan, no solo los que preguntan.
Matrícula y documentación
Datos del alumno y de la familia si es menor, documentación, autorizaciones y consentimientos, con el cuidado que exigen los datos de menores.
Cuotas y domiciliaciones
Facturación recurrente mensual, remesas y domiciliaciones generadas solas, sin picar recibos cada mes.
Impagos
Aviso del recibo devuelto en cuanto ocurre, para que nadie asista un par de meses sin pagar.
Grupos, aulas y profesores
Ocupación de cada grupo y carga de cada profesor, para ver a tiempo el grupo que no sale a cuenta.
Asistencia y alerta de abandono
La asistencia como señal temprana: varias faltas seguidas disparan una llamada, no un descubrimiento a fin de mes.
Comunicación con alumnos y familias
Avisos, recordatorios e informes de progreso que reducen las llamadas y sostienen la renovación.
De la consulta a la renovación, sin perder a nadie por el camino
La solicitud de información entra en el embudo, se le hace seguimiento, se convierte en matrícula, y a partir de ahí la asistencia avisa antes de que un alumno se caiga. Todo el planteamiento lo contamos en CRM para academias y centros de formación.
El cobro de cuotas se apoya además en la conciliación bancaria automática para que los impagos salten solos, y el cuidado con los datos de alumnos y familias, en CRM y RGPD: qué datos puedes guardar.
Cómo te asesoramos
Cinco fases. Puedes parar después de la tercera y llevarte el informe: es tuyo.
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Vemos cómo funciona tu centro
Hablamos con quien capta, con quien da clase y con administración. Salimos con el mapa real de cómo entra y se mantiene un alumno.
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Escribimos los requisitos
Qué necesita tu academia sí o sí, del embudo de matrícula al control de asistencia. El documento es tuyo, lo uses con nosotros o no.
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Comparamos soluciones reales
Te presentamos sistemas que entienden de formación, con sus pros, sus contras y su coste a tres años.
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Implantamos y migramos
Configuración, migración de alumnos, grupos y cuotas, y pruebas reales antes de tocar el curso en marcha.
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Formamos y acompañamos
Formación para secretaría, profesorado y dirección, y soporte los primeros meses, que es cuando salen las dudas de verdad.
Qué entregamos
Nada de contadores de clientes satisfechos. Documentos concretos que acabas teniendo en la mano.
Informe de requisitos
Cómo funciona tu centro por escrito, con los dos agujeros —captación y abandono— y lo que el sistema tiene que resolver.
Comparativa de candidatos
Opciones evaluadas con los mismos criterios, con coste de licencias, implantación y mantenimiento a tres años.
Plan de migración
Qué alumnos, grupos y cuotas se llevan, en qué formato y en qué orden.
Presupuesto cerrado
Alcance, plazo y precio por escrito antes de empezar. Sin sorpresas a mitad del proyecto.
Preguntas frecuentes
¿Cómo detecto a tiempo que un alumno va a dejarlo?
Con la asistencia como señal de alarma. Un alumno que va a abandonar casi siempre empieza faltando, así que un aviso automático tras varias faltas seguidas te permite llamarle cuando todavía se puede recuperar. Lo desarrollamos en CRM para academias y centros de formación.
¿Puedo cobrar las cuotas automáticamente?
Sí. El sistema genera las remesas de domiciliación cada mes, controla las devoluciones y te avisa de los impagos en cuanto se producen, evitando el problema clásico de que un recibo devuelto pase desapercibido y el alumno siga asistiendo sin pagar.
¿Qué cuidado hay con los datos de menores?
Los datos de menores tienen protección reforzada: hace falta el consentimiento de quien ejerce la patria potestad para muchos tratamientos y cuidado especial con autorizaciones como la publicación de imágenes. El sistema debe permitirte guardar y controlar esos consentimientos; para el detalle legal de tu caso, contrasta con un especialista.
¿Puedo ver la ocupación real de cada grupo?
Sí, y en tiempo real. Ver cuántos alumnos tiene cada grupo a principio de trimestre te deja reorganizar horarios o fusionar grupos antes de haber pagado al profesor por dar clase a media sala. Es una decisión de margen que conviene ver venir.
¿Sirve para formación a empresas además de a particulares?
Sí. La misma lógica de captación, seguimiento y facturación sirve para la formación a empresas, con sus particularidades de facturación por cliente y grupos cerrados. Lo valoramos en el análisis según qué peso tenga cada línea en tu centro.
Te decimos qué CRM encaja con tu equipo
Cuéntanos cómo vendéis hoy y te proponemos las opciones que encajan. Sin compromiso.