Copias de seguridad: la que nunca has restaurado

Casi todas las empresas tienen copias de seguridad y casi ninguna las ha restaurado nunca, así que en realidad no tienen copias: tienen una suposición. Y las suposiciones fallan justo el día que las necesitas, que es el peor día posible para descubrir que la copia estaba corrupta, incompleta o que nadie sabe cómo recuperarla. Este artículo va de montar copias que sirvan de verdad, y del ejercicio que casi nadie hace y que lo cambia todo: probar la restauración.

Una copia que nunca se ha restaurado no es una copia

Una copia que nunca se ha restaurado no es una copia: es una suposición. Que el sistema diga “copia realizada correctamente” cada noche no significa que esa copia sirva para volver a poner tu empresa en marcha. Puede estar copiando la mitad de lo que necesitas, puede estar guardándose en un sitio que se estropea a la vez que el original, puede tardar tres días en restaurarse cuando tú creías que era cosa de una hora. Mientras no lo pruebes, no lo sabes, y no saberlo es el riesgo de verdad.

Las dos preguntas que definen tu sistema de copias

Antes de hablar de tecnología, hay dos decisiones de negocio que determinan todo lo demás:

• ¿Cuántas horas puede estar parada tu empresa sin consecuencias graves? Si es un taller que puede aguantar un día, tu sistema puede ser más sencillo. Si es un comercio en campaña o una empresa que no puede facturar ni servir sin el sistema, cada hora parada cuesta, y necesitas poder recuperarte rápido.
• ¿Cuánta información puedes permitirte perder: un día, una hora, nada? Si copias una vez al día por la noche y el sistema falla a las seis de la tarde, pierdes todo el trabajo de ese día. ¿Te lo puedes permitir?

Las respuestas marcan la frecuencia de las copias y la velocidad de recuperación que necesitas. Todo lo técnico es consecuencia de estas dos preguntas, no al revés.

Qué hay que copiar (y qué se olvida)

Lo evidente y lo que se olvida siempre:

• La base de datos del ERP y del CRM: el corazón, lo que todos recuerdan.
• Documentos y archivos compartidos: contratos, presupuestos, la carpeta común.
• El correo, que muchas veces es el archivo real de la empresa.
• La configuración de los sistemas: rehacerla desde cero puede llevar días.
• Los certificados digitales: sin ellos no facturas ni presentas impuestos, y recuperarlos no es inmediato.
• Lo que vive solo en la nube de un proveedor: dar por hecho que “ya está en la nube” es un error; también hay que tener copia propia.

Los tres últimos son los que casi nadie incluye, y los que más duelen cuando faltan.

La regla 3-2-1, en cristiano

La regla que resume las copias bien hechas: tres copias de tus datos, en dos soportes distintos, con una fuera de la empresa. En una pyme, eso puede ser: los datos en el servidor (1), una copia en un disco o NAS de la oficina (2, otro soporte), y una copia en la nube o en un disco que alguien se lleva (3, fuera de la empresa). ¿Por qué fuera? Porque un incendio, una inundación o un robo se llevan a la vez el original y la copia si están en la misma sala. La copia de fuera es la que te salva del desastre físico.

La copia que sobrevive a un ransomware

Aquí está el punto crítico que ha cambiado en los últimos años: una copia conectada permanentemente al sistema se cifra junto con todo lo demás cuando entra un ransomware. Si el disco de copias está siempre enchufado y accesible, el ataque lo cifra igual que cifra tus datos, y te quedas sin original y sin copia a la vez. La defensa es tener al menos una copia desconectada (que no esté accesible en todo momento) o inmutable (que una vez escrita no se pueda modificar ni borrar durante un tiempo). Es, literalmente, la diferencia entre tener copias y tener copias que sirven cuando ocurre lo peor.

Probar la restauración

El apartado que da título al artículo, y el que casi nadie hace. Probar la restauración es coger, por ejemplo, un fichero y una base de datos, restaurarlos en un entorno aparte —no encima del original— y cronometrar cuánto se tarda y si todo vuelve completo. Hazlo al menos una vez al año y apunta el resultado. Ese cronómetro te da tu tiempo real de recuperación, que casi nunca es el que te habían dicho: si tardas tres días en restaurar, ese es tu tiempo de parada real ante un desastre, no las “dos horas” del folleto. Mejor descubrirlo en un simulacro tranquilo que el día de verdad.

Continuidad: cuando lo que falla no es el disco

Las copias resuelven la pérdida de datos, pero un negocio se puede parar por otras razones: se cae internet, el proveedor de nube tiene una incidencia, o la única persona que sabe restaurar está de vacaciones en la otra punta del mundo. La continuidad es tener un plan escrito —con nombres y teléfonos— de qué se hace y quién lo hace en cada uno de esos casos, y que ese plan esté accesible fuera del sistema que se ha caído (de nada sirve si está guardado en el servidor que no arranca). No hace falta un documento enorme: hace falta que exista y que alguien más lo conozca.

Copias y obligación legal

Un disco que se rompe no te libera de tus obligaciones: tienes que conservar tus facturas y documentos durante los plazos que marca la ley, pase lo que pase con tu hardware. Por eso las copias no son solo prudencia operativa, también son parte de cumplir. Cuánto tiempo hay que conservar cada cosa está en cuánto tiempo hay que conservar las facturas, y cómo ordenar los documentos para que copiarlos y encontrarlos sea fácil, en gestión documental y oficina sin papel.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto hay que hacer copias de seguridad?

Depende de cuánta información puedas permitirte perder. Si copias una vez al día, en el peor caso pierdes un día de trabajo; si eso es inasumible, necesitas copias más frecuentes o continuas. La frecuencia sale de responder cuánto trabajo estás dispuesto a rehacer, no de una regla general.

¿Vale con tener los datos en la nube?

No basta por sí solo. Que un proveedor aloje tus datos no equivale a tener copia de seguridad: si borras algo por error, si el proveedor tiene una incidencia o si te cierran la cuenta, puedes perderlos igual. La nube puede ser uno de tus destinos de copia, pero debes tener también una copia propia y, a poder ser, alguna desconectada.

¿Cómo sé si mis copias funcionan de verdad?

Restaurándolas. Coge un fichero y una base de datos, recupéralos en un entorno aparte y comprueba que vuelven completos y cuánto tardas. Hazlo al menos una vez al año. Una copia que nunca se ha probado es solo una suposición, y las suposiciones fallan el día que de verdad las necesitas.

Unas copias que sirven no son un producto que se compra y se olvida, son parte de cómo está montado tu sistema. Cuando elegimos e implantamos un ERP o un CRM, dejamos resuelto también cómo se copia, dónde y cómo se recupera: analizamos tu caso y lo implantamos con esa parte incluida en asesoramiento e implantación.