Cuánto tiempo hay que conservar las facturas

Cuánto tiempo hay que conservar las facturas tiene una respuesta que casi todo el mundo da a medias: «cuatro años». Son cuatro para Hacienda, pero seis por la vía mercantil, y esa diferencia es justo la que provoca que muchas empresas destruyan documentación antes de tiempo.

Y hay una segunda parte que nadie cuenta y que en la práctica es más peligrosa: si tus facturas viven dentro de un programa al que dejas de pagar, la obligación de conservarlas sigue siendo tuya.

Los plazos, de un vistazo

Hay dos plazos generales que conviven, y sale de dos normas distintas:

• Cuatro años (vía tributaria). Es el plazo general de prescripción del derecho de la Administración a comprobar y liquidar, y determina cuánto tiempo debes conservar las facturas y justificantes relacionados con tus obligaciones fiscales. Viene de la Ley General Tributaria y, para el IVA, de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido.
• Seis años (vía mercantil). El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes de su negocio durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros.

Como los dos plazos aplican a la vez, en la práctica manda el más exigente: seis años. Puede darse la situación de que Hacienda ya no pueda revisarte un ejercicio y sigas obligado a conservar la documentación por la vía mercantil.

Dos advertencias importantes. La primera: el plazo de prescripción tributaria se puede interrumpir, por ejemplo con una actuación de la Administración, lo que alarga de hecho la obligación. La segunda: hay casos que exigen conservar más tiempo —bienes de inversión con periodos de regularización más largos, bases imponibles negativas compensables en ejercicios futuros, subvenciones con su propio régimen—. Si estás en alguno, contrasta con tu asesoría, porque este artículo es divulgativo y no sustituye a un análisis de tu caso.

Qué hay que conservar, además de las facturas

La obligación no se limita a las facturas emitidas:

• Facturas emitidas y recibidas.
• Libros de contabilidad y libros registro.
• Justificantes de las operaciones.
• Correspondencia relacionada con el negocio.
• Contratos y documentación de operaciones relevantes.

Ese «correspondencia» del Código de Comercio incluye hoy los correos electrónicos que documentan operaciones, algo en lo que casi nadie piensa al hacer limpieza de buzones.

Papel o digital: qué vale

Se puede conservar en formato electrónico, y es lo razonable. Lo que exige la normativa, en esencia, es que se garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad durante todo el periodo de conservación, además del acceso completo a los datos cuando la Administración lo requiera.

Para poder destruir el original en papel y quedarte solo con la copia digital existe además un procedimiento específico de digitalización certificada, con requisitos propios de software homologado. No es lo mismo escanear una factura para trabajar con ella que digitalizarla con validez para sustituir al original. Si tu plan es vaciar el archivo físico, infórmate bien de este punto antes; es el que más disgustos da.

El problema que nadie te cuenta: las facturas dentro de un programa

Aquí está la parte práctica que enlaza con tu sistema de gestión.

Si tus facturas de los últimos seis años solo existen dentro de tu programa de facturación, y ese programa es un servicio que pagas mensualmente, entonces tu cumplimiento legal depende de seguir pagando a un proveedor. El día que te des de baja, o que el proveedor cierre, tu obligación de conservación sigue intacta y tu acceso a los documentos, no.

Qué hacer, y conviene hacerlo antes de darte de baja de nada:

1. Exporta las facturas en un formato legible y duradero, no solo en el formato propietario del programa.
2. Exporta también los libros registro y los datos que sustentan la contabilidad.
3. Guarda esa exportación en tu propio almacenamiento, con copia.
4. Comprueba que se puede abrir sin el programa original. Este paso se salta todo el mundo.

Es exactamente el mismo cuidado que hay que tener al cambiar de programa de facturación y al decidir qué datos se migran y cuáles se quedan archivados. Y es una de las razones por las que, al contratar cualquier sistema, conviene dejar por escrito que puedes llevarte tus datos y en qué formato.

Conservación fiscal y protección de datos no son lo mismo

Dos lógicas que a veces tiran en direcciones opuestas.

La normativa fiscal y mercantil te obliga a conservar cierta documentación durante años. La normativa de protección de datos te obliga a no conservar datos personales más allá de lo necesario para la finalidad que los justificó.

No se contradicen: la obligación legal de conservación es en sí misma una base para mantener esos datos. Pero sí exige distinguir entre lo que guardas por imperativo fiscal —la factura y sus datos— y lo que guardas «por si acaso» sin ninguna base, que es lo que hay que depurar. El marco general está en qué datos de clientes puedes guardar.

Cómo montar un archivo que aguante una inspección

Lo mínimo razonable:

• Estructura por ejercicio y tipo de documento, o vinculado al registro correspondiente en tu sistema.
• Copias: al menos dos, una de ellas fuera de tus instalaciones.
• Accesibilidad: que se pueda localizar un documento concreto en minutos, no en días.
• Restauración probada: haz la prueba de recuperar un documento de hace cuatro años una vez al año.
• Formatos duraderos, que se puedan abrir sin depender de un programa concreto.

Cómo organizar todo esto en el día a día lo desarrollamos en gestión documental y oficina sin papel.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tirar las facturas en papel si las tengo escaneadas?

Solo si la digitalización cumple los requisitos previstos para sustituir al original, lo que implica un proceso de digitalización certificada con software que cumpla las condiciones establecidas. Escanear una factura para trabajar no equivale a poder destruir el papel. Antes de vaciar el archivo, confírmalo con tu asesoría.

¿Qué pasa con mis facturas si dejo de pagar el programa donde están?

La obligación de conservarlas sigue siendo tuya, tengas o no acceso al programa. Por eso hay que exportar los documentos y los libros antes de darse de baja, guardarlos en almacenamiento propio y comprobar que se pueden abrir sin el software original. Es un paso que se olvida con frecuencia y se descubre tarde.

¿Cuánto tiempo debo guardar la documentación de una empresa que he cerrado?

Los plazos de conservación no desaparecen con el cese de actividad, y hay obligaciones que persisten tras la disolución. Dado que el caso tiene particularidades según cómo se haya cerrado la empresa, es una situación concreta que conviene consultar con un profesional en lugar de resolver con una regla general.

Si tu histórico de facturación vive dentro de un programa del que quieres salir, ese es un problema resoluble pero con orden. Nos ocupamos de que el histórico salga completo y legible antes de apagar nada.