Migrar datos a un ERP: qué se lleva y en qué orden

Al migrar datos a un ERP, el orden importa más que la herramienta. Los datos tienen dependencias entre sí, y cargarlos en el orden equivocado no es un contratiempo: obliga a borrar y repetir la carga entera, a veces con el calendario del proyecto ya apretado.

Si eres la persona de tu empresa que va a preparar esos datos, esta es la secuencia que funciona y los errores que te vas a encontrar.

El orden de carga, paso a paso

Cada escalón se apoya en el anterior. No se puede cargar una factura pendiente si el cliente no existe, ni stock si no están los artículos:

1. Tablas auxiliares. Formas de pago, series de facturación, tipos de impuesto, familias de artículos, almacenes. Es la base sobre la que se apoya todo lo demás y se despacha rápido.
2. Maestros: clientes, proveedores y artículos. El grueso del trabajo. Aquí es donde se decide la calidad del sistema nuevo.
3. Tarifas y condiciones comerciales. Precios por cliente, descuentos, rappels.
4. Saldos iniciales de clientes y proveedores. Las facturas pendientes de cobro y de pago, una a una, no el total.
5. Stock inicial valorado. Cantidades y valoración, cuadradas con el inventario físico.
6. Apertura contable. El asiento de apertura con los saldos de cada cuenta.
7. Documentos vivos. Presupuestos y pedidos que siguen abiertos y hay que servir o facturar.

Los pasos 4, 5 y 6 tienen que ser coherentes entre sí: el saldo de clientes del asiento de apertura debe coincidir con la suma de las facturas pendientes que has cargado. Si no cuadra, algo está mal y conviene saberlo antes de arrancar, no en el primer cierre.

Limpiar antes de migrar

Es más barato limpiar en origen que corregir en destino. Mucho más barato.

Antes de exportar nada, dedica tiempo a:

• Duplicados. El mismo cliente dado de alta tres veces con tres grafías distintas.
• Códigos inconsistentes. Artículos cuyo código sigue tres criterios distintos según la época en que se crearon.
• Clientes y proveedores muertos. Los que no tienen movimiento desde hace años.
• Artículos obsoletos. Referencias que ya no se venden ni se compran.

Aquí hay una tentación que conviene resistir: «ya lo limpiaremos dentro». No se limpia nunca. Una vez el sistema está en marcha, nadie tiene tiempo de depurar maestros, y el equipo aprende a convivir con la suciedad y a desconfiar de los listados.

Qué NO migrar

Migrarlo todo suele ser un error, y caro. Estas cosas se quedan fuera casi siempre:

• Histórico profundo de ejercicios ya cerrados.
• Documentos adjuntos antiguos.
• Tarifas en desuso y condiciones de clientes que ya no existen.

¿Y si mañana necesitas consultar una factura de hace seis años? Para eso se mantiene el sistema antiguo accesible en modo consulta durante un tiempo, que cuesta una fracción de lo que costaría migrar y validar ese histórico. Ojo con una cosa: esa consulta tiene fecha de caducidad, y tus obligaciones de conservación de facturas no. Antes de apagar nada, asegúrate de tener una copia exportada de lo que la ley te obliga a guardar.

Los cuadres que deciden si se arranca o no

Un sistema nuevo no se enciende porque haya llegado la fecha prevista. Se enciende cuando estos cuatro cuadres coinciden con el sistema antiguo:

1. Balance de sumas y saldos.
2. Saldos de clientes y proveedores, cliente a cliente, no solo el total.
3. Valoración de inventario.
4. Numeración y series de facturación, para que la primera factura del sistema nuevo continúe donde acabó la última del viejo.

Si alguno no cuadra, no se arranca. Es la regla que más disgustos evita y la que más presión recibe cuando la fecha aprieta.

Errores típicos de migración

Los que aparecen una y otra vez, casi siempre por culpa de Excel de por medio:

• Códigos con ceros a la izquierda que la hoja de cálculo convierte en números y se come. El artículo 000123 se transforma en 123 y deja de casar con nada.
• Formatos de fecha cambiados entre día/mes y mes/día. Un clásico que pasa desapercibido hasta que aparecen vencimientos imposibles.
• Decimales con coma o con punto según el idioma del sistema, que convierten precios en disparates.
• Acentos y eñes rotos por problemas de codificación del fichero.
• Duplicados por reintentos: una carga falla a medias, se relanza entera y la mitad de los registros entran dos veces.

Ninguno es grave si se detecta en el entorno de pruebas. Todos lo son si se detectan en producción.

Cuánto tiempo lleva de verdad

Más del que dice el calendario del proveedor, porque la parte que lleva tiempo no es la carga técnica: es la limpieza y la validación, y esas las hace tu gente, no el proveedor. Dimensiónalo con los plazos reales de una implantación de ERP y reserva horas de tu equipo desde el principio, que es uno de los errores que más encarecen el proyecto.

Preguntas frecuentes

¿Se puede migrar el histórico de varios ejercicios?

Técnicamente sí, pero rara vez compensa. Cada ejercicio adicional multiplica el trabajo de carga y, sobre todo, de validación de cuadres. Lo habitual y sensato es migrar saldos y el ejercicio en curso, y dejar el resto consultable en el sistema antiguo, con una copia exportada de lo que haya que conservar por ley.

¿Qué formato se usa para cargar los datos?

Lo más común son ficheros CSV o Excel con las plantillas que proporciona el ERP de destino, y en casos más complejos una carga directa contra su interfaz de importación. Lo importante no es el formato, sino cuidar los detalles de codificación, fechas y decimales que se comen la mitad de las migraciones.

¿Quién tiene que preparar los datos, el proveedor o yo?

Los dos, y conviene pactarlo por escrito. El proveedor aporta las plantillas, la carga y la validación técnica; tu empresa decide qué se migra, limpia los maestros y valida que los cuadres son correctos, porque nadie de fuera sabe si un cliente está vivo o muerto. Un proyecto donde la empresa no pone horas aquí se retrasa siempre.

Si te toca cambiar de sistema y prefieres que alguien se ocupe de la secuencia completa, con los cuadres validados antes de encender nada, eso es exactamente nuestro servicio de migración de ERP.