Trazabilidad de lotes en alimentación: qué pedir al ERP

Un ERP para empresas de alimentación se juzga con una sola prueba: suena el teléfono, hay una incidencia con un lote, y tienes que saber en cuánto tiempo puedes decir exactamente de qué proveedor vino ese ingrediente y a qué clientes ha ido cada unidad. Si la respuesta se mide en horas o en días, no tienes trazabilidad: tienes papeles.

Y la diferencia entre resolverlo en minutos o en días es la diferencia entre retirar un lote y retirar toda la producción del mes.

La prueba de fuego: una incidencia con un lote

La trazabilidad funciona en dos direcciones y las dos tienen que ser inmediatas:

• Hacia atrás: de este producto terminado, qué lotes de qué ingredientes lleva y de qué proveedor vino cada uno.
• Hacia delante: de este lote de ingrediente, qué productos se fabricaron y a qué clientes se sirvió cada unidad.

Con un ERP que lleve bien los lotes, ambas consultas son inmediatas y el alcance de una retirada se acota al mínimo imprescindible. Sin él, el alcance se amplía por precaución hasta donde llegue la incertidumbre, y ahí es donde el coste se dispara.

Lotes, fechas y números de serie

El lote es la unidad que sostiene todo el sistema, así que su asignación no puede depender de que alguien se acuerde de apuntarlo.

El ERP debe asignar y arrastrar el lote en cada paso: recepción de materia prima, almacenamiento, consumo en producción, envasado, expedición. Cada movimiento suma un eslabón a la cadena. Si en algún punto el lote se pierde —porque se registra a mano, o porque una fase se apunta en papel—, la cadena se rompe entera y todo lo anterior deja de servir.

Caducidades y rotación

Aquí hay dinero que se tira literalmente a la basura. El control de caducidades no es solo cumplimiento: es margen.

Lo que necesitas es que el sistema trabaje con criterio FEFO —sale primero lo que antes caduca, que no siempre es lo que antes entró— y que avise de lo que se aproxima a fecha con margen para colocarlo. Una alerta a tiempo permite promocionar el producto; una alerta tardía solo sirve para contabilizar la merma.

Y las mermas conviene registrarlas siempre, aunque duela verlas: es el indicador que te dice si el control de rotación está funcionando.

Escandallos y control de ingredientes

El escandallo define qué lleva cada producto y en qué proporción. De ahí salen tres cosas: el coste real del producto, el consumo de materias primas y, muy importante, los alérgenos y la información del etiquetado.

Ese último punto merece atención especial. Cuando se cambia una formulación —porque cambia un proveedor, porque se sustituye un ingrediente—, el cambio tiene que propagarse al etiquetado. Si la receta vive en el ERP y la etiqueta se hace aparte, tarde o temprano se produce el descuadre, y en alérgenos un descuadre es un problema serio.

Producción y envasado

Las órdenes de producción registran qué se fabricó, con qué lotes, en qué cantidad y con qué rendimiento. De ahí salen los datos que interesan a dirección:

• Rendimiento real frente al teórico por producto.
• Mermas por fase del proceso.
• Coste real del producto terminado.

Es la misma lógica de coste por orden que aplica a cualquier taller de fabricación, y que desarrollamos en ERP para talleres y fabricación.

Auditorías y certificaciones

Las auditorías —de cliente, de certificación o de la autoridad competente— piden poder seguir el rastro de un producto. Y la diferencia entre una empresa con el sistema montado y otra sin él es abismal: sacar un informe delante del auditor, o tres días previos de gente buscando papeles.

Hay un ejercicio que conviene hacer antes de que te lo pidan: la retirada simulada. Eliges un lote al azar, cronómetro en mano, y mides cuánto tardas en tener la lista completa de clientes afectados. Ese número es la medida honesta de tu trazabilidad, y es también la mejor prueba para poner a cualquier ERP que te quieran vender.

Ten en cuenta que la normativa alimentaria en materia de trazabilidad, autocontroles y etiquetado tiene sus propias exigencias y organismos competentes. Lo que aquí tratamos es qué debe permitirte el software; para el detalle de lo que te obliga a ti, contrasta con tu asesoría o con la autoridad de tu comunidad.

Qué mirar al elegir

Llévate esto a la demo:

1. ¿Asigna y arrastra el lote en todas las fases, sin apuntes manuales?
2. ¿Resuelve la trazabilidad hacia atrás y hacia delante en una consulta?
3. ¿Controla caducidades con criterio FEFO y avisa con margen?
4. ¿Gestiona escandallos con alérgenos y propaga los cambios de receta?
5. ¿Registra mermas por fase?
6. ¿Genera los informes que pide una auditoría?
7. ¿Funciona con lectores de código en recepción y expedición?

Y si además distribuyes, la capa de almacén tiene su propio terreno: ERP para empresas de distribución.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto se tarda en localizar un lote con un ERP bien montado?

Minutos, y esa es exactamente la medida de si está bien montado. La consulta de trazabilidad debe devolver de una vez los lotes de origen y los clientes de destino. Si hay que cruzar informes o consultar papeles, el sistema no está resolviendo el problema.

¿Sirve un ERP genérico si ya llevo el APPCC en papel?

El sistema de autocontroles y el ERP resuelven cosas distintas, pero conviene que la trazabilidad viva en el ERP, porque es donde están los movimientos de stock y producción que la sostienen. Llevar la trazabilidad en papel al margen del sistema significa reconstruirla a mano cada vez que haga falta.

¿Cómo se gestionan los alérgenos y los cambios de receta?

Con los alérgenos definidos a nivel de ingrediente, de forma que el escandallo los propague automáticamente al producto terminado y al etiquetado. Así, cuando cambias un ingrediente o un proveedor, el sistema recalcula la información y avisa de lo que hay que revisar en la etiqueta.

Si hoy una retirada te costaría un día de teléfono y carpetas, merece la pena resolverlo antes de que ocurra. Te contamos cómo enfocamos la trazabilidad en ERP para empresas de alimentación.