Conectar Shopify con tu ERP: qué se sincroniza y cómo

Conectar Shopify con tu ERP tiene un condicionante que define todo lo demás: Shopify es SaaS cerrado. No tocas el servidor, no instalas módulos del lado del backend y todo lo que pase entre la tienda y el ERP viaja por API o por aplicaciones del Shopify App Store. Eso cambia cómo se diseña la integración frente a plataformas como WooCommerce o PrestaShop, que viven en tu propio hosting y que tratamos en conectar WooCommerce con tu ERP y conectar PrestaShop con tu ERP.

Vamos a ver qué dato viaja en cada dirección, qué decide cada decisión técnica y, lo que más duele en España, cómo encajar las facturas con la normativa de aquí.

Shopify es SaaS, y eso decide cómo se integra

Shopify no es un software que te instalas, es un servicio al que te suscribes. Esa es la primera decisión arquitectónica que marca todo lo demás:

• La conexión viaja por la API de Shopify, no por una base de datos a la que te enganches. Con sus límites de peticiones por segundo y sus versiones (sale una nueva cada trimestre).
• Los webhooks —avisos que lanza Shopify cuando pasa algo— son el mejor camino para enterarse en tiempo real de pedidos nuevos, actualizaciones de pago o cambios de inventario, sin estar preguntando cada minuto.
• Las apps del Shopify App Store son una tercera vía: aplicaciones hechas por otros que ya traen conectores a ERP del mercado. Las instalas, pagas una cuota y las configuras.

El modelo tiene una ventaja grande (no mantienes el motor de la tienda) y un coste real: cada vez que Shopify libera una versión nueva de su API, los conectores tienen que adaptarse, y los límites de peticiones te obligan a diseñar la sincronización pensando en lotes y colas, no en «cada clic abre una conexión».

Quién manda sobre cada dato

El primer trabajo de una integración seria es decidir, dato por dato, cuál es el sistema maestro: el que puede modificarlo. Sin eso, el stock y el precio bailan y nadie se fía de ninguno de los dos.

• Producto (nombre, descripción, imágenes, variantes). Puede mandar el ERP si tienes catálogo centralizado para varios canales, o Shopify si la tienda es el escaparate principal. Lo habitual es que mande el ERP y Shopify reciba.
• Precio. Casi siempre manda el ERP, porque es donde viven las tarifas por canal y las promociones. Shopify recibe las tarifas que correspondan.
• Stock. Siempre debería mandar el ERP (es la verdad del almacén) y Shopify recibe el disponible. La frecuencia de actualización decide el riesgo de sobreventa.
• Pedido. Nace en Shopify y viaja al ERP. Ahí se genera el albarán y, cuando corresponda, la factura.
• Cliente. Puede nacer en los dos sitios. Normalmente, el nuevo cliente de Shopify viaja al ERP; los clientes B2B del ERP no suelen viajar a Shopify salvo que tengan portal.
• Pago y estado de envío. Nacen en Shopify (al cobrar) y en el transportista, y vuelven al ERP para conciliar y marcar entregado.

Si no se decide esto por escrito antes de desarrollar, el conector arranca «funcionando» y, al tercer mes, hay facturas duplicadas y stock en negativo. Lo mismo que explicamos para el genérico en integrar el ERP con tu tienda online, aquí con la particularidad del límite de API.

Stock entre Shopify, tienda física y almacén

Shopify tiene su propio sistema de inventario multi-ubicación y, si usas Shopify POS, también gestiona el stock de la tienda física. En teoría, puede ser el maestro. En la práctica, para una empresa con almacén propio, lotes, reservas o producción, el ERP sigue siendo el que lleva la contabilidad real del género: el que descuenta por albarán, el que registra mermas, el que distingue stock físico de stock disponible.

Lo que suele funcionar: el ERP manda el stock disponible (el real menos reservas) a cada ubicación de Shopify con la frecuencia que te permite el plan y la API. Cada venta en Shopify descuenta en la ubicación correspondiente del ERP cuando llega el pedido. Si tienes tienda física con Shopify POS, el stock de esa ubicación es el que el POS descuenta en caja.

Para controlar los descuadres antes de meter integraciones, control de stock e inventario permanente tiene el método base. Y si lo tuyo es tienda física con TPV conectado al ERP, TPV integrado con el ERP te resuelve el otro lado de la pregunta.

Pedidos, devoluciones y reembolsos

El pedido Shopify viaja al ERP con sus líneas, su cliente, su dirección de envío y su método de pago. A partir de ahí, lo gestiona el ERP: albarán, factura, entrega. Los puntos donde se tuerce la integración:

• Devoluciones: cuando el cliente devuelve algo en Shopify, el conector tiene que crear la factura rectificativa en el ERP, con la serie correcta y respetando la numeración.
• Reembolsos parciales: muy frecuentes y mal gestionados. Un reembolso de 10 € sobre un pedido de 100 € no es un cambio de estado, es una operación contable que debe reflejarse en el ERP.
• Cambios de estado: cancelado, archivado, cumplimentado. Decide qué estados de Shopify corresponden a qué documentos del ERP y cómo se enlazan.
• Shopify Markets: si vendes en varios países o monedas, cada pedido viene con su moneda y su impuesto; el ERP tiene que saber distinguirlos.

Sin un mapa de estados por escrito, las devoluciones y los reembolsos son el primer sitio donde descuadra la contabilidad.

Facturas: por qué deben salir del ERP en España

Esta parte es específica de España y conviene mirarla con lupa antes de prometer nada. La normativa de facturación española exige series correlativas sin huecos, rectificativas enlazadas, declaración responsable del fabricante del software y, con la entrada en vigor del Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 y modificado por el Real Decreto 254/2025, los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (Verifactu): registro encadenado, imposibilidad de edición de una factura emitida y envío opcional a la AEAT. Las fechas de entrada en vigor están en programa de facturación Verifactu.

Shopify, como plataforma internacional, genera documentos de pedido y recibos de pago que no equivalen a una factura emitida por un Sistema Informático de Facturación español. Comprueba con Shopify y con el conector que elijas si la plataforma, en tu plan y configuración concretos, emite la factura con los requisitos de la normativa española actualizada (serie correlativa, rectificativas, declaración responsable del fabricante y requisitos de Verifactu). Si no los cumple, el camino limpio es generar la factura desde el ERP a partir del pedido Shopify: el ERP sí es un Sistema Informático de Facturación de aquí, controla las series y cumple la obligación.

Esto no es una peculiaridad de Shopify sin más: también afecta a quien emite facturas desde el panel de un marketplace o desde su pasarela de pago. La factura española se emite en software español. En caso de duda sobre tu caso, revísalo con tu asesoría y con el fabricante.

App del App Store, conector de mercado o desarrollo propio

Hay tres caminos para conectar Shopify con un ERP, con compensaciones distintas:

• App del Shopify App Store que ya trae conector a ERP del mercado. Rápida de instalar, con cuota mensual. Si tu ERP está en su catálogo y la configuración por defecto encaja con tu operativa, es la opción más barata. Depende de un tercero: si cambia precios, cierra o deja de mantener, estás atado.
• Conector del fabricante del ERP o de su partner. Más caro, pero mantenido por quien conoce bien al menos un lado. Buena opción si tu ERP tiene una integración oficial recomendada y a nadie se le ocurre algo mejor.
• Desarrollo propio sobre la API de Shopify y la de tu ERP. Flexible al máximo, con la lógica tuya y el código tuyo. Más caro de hacer y, sobre todo, exige mantenimiento cuando Shopify libera una versión nueva de su API, cosa que hace cada trimestre.

Para una pyme que empieza en Shopify y tiene un ERP del mercado, lo habitual es empezar por app del App Store o por el conector oficial del ERP. El desarrollo propio tiene sentido cuando la operativa tiene matices que ninguno de los dos cubre o cuando el volumen justifica el coste de mantenimiento.

Qué vigilar: límites de API, cambios de versión, varias tiendas

Antes de dar por buena una integración con Shopify, mete en el plan estas cuatro cosas:

• Límites de peticiones. Shopify limita cuántas llamadas por segundo puedes hacer según tu plan. Si la sincronización no respeta los límites, acaba en errores aleatorios.
• Versiones de API. Shopify libera versiones nuevas periódicamente y deprecia las viejas. El conector tiene que actualizarse, no es «se hace una vez y ya».
• Multitienda Shopify. Si tienes varios dominios Shopify (uno por país, por marca o por idioma), cada uno es una tienda distinta con sus credenciales. La integración se multiplica por tiendas.
• Webhooks fiables. Un webhook que se pierde (porque tu servidor estaba caído tres minutos) deja un pedido sin viajar al ERP. Siempre tiene que haber una reconciliación periódica que recoja lo que se escapó.

Y, en todas, el principio general: colas, reintentos y registro de errores. Lo que distingue una integración seria de un script es qué pasa cuando falla, no si falla. Lo explicamos a fondo en la integración de ERP, CRM y tienda online, que es nuestro servicio de conexiones entre sistemas.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto se sincroniza el stock entre Shopify y el ERP?

En la práctica se gestiona por dos vías: webhook de Shopify cuando se vende (reduce el disponible en tu lado al instante) y una sincronización desde el ERP a Shopify del stock disponible cada pocos minutos. Si tu volumen y plan de Shopify lo permiten, puedes acercarte al tiempo real; si no, un refresco cada cinco o diez minutos del ERP a Shopify, más el webhook, suele ser suficiente para evitar sobreventa en productos con poco stock.

¿Shopify emite facturas válidas para Verifactu?

Comprueba este punto con Shopify y con el conector que estés valorando: la normativa española (Real Decreto 1007/2023, modificado por el Real Decreto 254/2025, y la Orden HAC/1177/2024) exige una serie de requisitos técnicos de los Sistemas Informáticos de Facturación —registro encadenado, inalterabilidad, declaración responsable del fabricante— que, en la práctica, la mayoría de empresas con tienda en Shopify cubren emitiendo la factura desde su ERP español a partir del pedido Shopify, no desde el panel de la plataforma. Antes de dar nada por hecho, pide por escrito al fabricante del software qué cumple y en qué plan. El detalle del reglamento vigente lo tienes en programa de facturación Verifactu.

¿Puedo conectar Shopify y un marketplace al mismo ERP?

Sí, y es el escenario habitual de las marcas que venden por su propia tienda y además en Amazon o similares. El punto crítico es el stock unificado: una sola unidad disponible no puede venderse en los tres canales a la vez. Lo normal es que el ERP sea el maestro de stock disponible y publique a cada canal (Shopify, marketplace, pasarela) la cantidad que corresponde a esa ubicación, con la frecuencia que su API permite. Para marcas que venden online directamente, ERP para marcas que venden online tiene el panorama completo.