Qué debe cubrir un ERP de transporte y logística

Un ERP para transporte tiene que responder a una pregunta que en este sector decide el año: cuánto ganas o pierdes en cada servicio. Y la respuesta no está en la tarifa, que la tienes clara desde el principio. Está en todo lo que se hace y no se factura: las esperas en descarga, los retornos en vacío, los suplementos que nadie apuntó, el repeso que quedó en la cabeza del conductor.

Aquí tienes qué debe cubrir un sistema pensado para transporte, y qué exigir en la demo.

Dónde se escapa el margen en una empresa de transporte

El margen no se pierde negociando la tarifa. Se pierde después, en el detalle operativo, y siempre por las mismas vías:

• Esperas en carga o descarga que superan lo pactado y no se repercuten.
• Suplementos —combustible, kilómetros adicionales, servicios extra— que se prestan y no se facturan.
• Retornos en vacío que nadie mide y que se comen la rentabilidad de la ruta de ida.
• Repesos y diferencias que se resuelven de palabra y no llegan al albarán.

Cada uno por separado parece calderilla. Sumados a lo largo de un año son la diferencia entre un ejercicio bueno y uno mediocre.

Servicios, expediciones y albaranes

La unidad de negocio es el servicio: su origen, su destino, su cliente, su vehículo y su conductor. Todo lo demás cuelga de ahí.

Si tu sistema no tiene esa unidad y trabaja solo con facturas, no puedes analizar nada: no sabes qué ruta es rentable, ni qué cliente te hace perder dinero, ni cuánto cuesta servir una zona concreta. Tienes contabilidad, no gestión de transporte.

Planificación de rutas y cargas

La planificación diaria consume horas y suele depender de una persona con todo en la cabeza —lo cual es un riesgo operativo del tamaño de un camión el día que esa persona se pone enferma.

Lo que debe dar el sistema: asignación de vehículos y conductores, control de capacidad y de carga disponible, y propuesta de rutas. No hace falta optimización de laboratorio; basta con que la planificación esté en un sitio que todos vean, con la capacidad real controlada y el histórico guardado.

Coste por servicio y por kilómetro

Este es el apartado que justifica el proyecto entero. El coste real de un servicio suma:

• Combustible del trayecto.
• Peajes.
• Coste del conductor por las horas dedicadas.
• Amortización del vehículo.
• Mantenimiento imputado.
• Seguros y costes fijos repartidos.

Con esas piezas dentro, el sistema te da el coste por servicio y por kilómetro, y de ahí sale lo que de verdad importa: la rentabilidad por ruta y por cliente. Casi todas las empresas de transporte que hacen este cálculo por primera vez descubren un cliente grande que aporta mucha facturación y poco margen.

Documentación de flota y conductores

La flota genera un calendario de caducidades que no perdona: ITV, seguros, tarjetas de transporte, permisos, revisiones del tacógrafo, mantenimientos preventivos, y del lado de los conductores, carnets y formación obligatoria (CAP).

El sistema tiene que avisar antes de que caduquen, no el día después. Un vehículo parado por un papel caducado cuesta más que cualquier módulo de software, y da una imagen pésima cuando el que se queda tirado es el servicio de un cliente.

Facturación de portes y suplementos

Facturar transporte es más enrevesado de lo que parece: tarifas distintas por cliente, por trayecto, por tipo de mercancía, más suplementos variables. Por eso se factura tarde y de menos.

Lo que arregla esto es que la facturación nazca del servicio ya registrado, con sus suplementos incluidos, en lugar de reconstruirse a fin de mes a partir de albaranes y memoria. Y ojo con las fechas que vienen: Verifactu llega en 2027 y detrás la factura electrónica obligatoria entre empresas, que en un sector con tanto volumen de facturas no es un detalle menor.

Prueba de entrega digital

El albarán firmado en el móvil del conductor, con foto si hace falta, resuelve dos problemas a la vez: elimina las llamadas preguntando dónde está el envío y acorta el plazo de cobro, porque no hay que esperar a que el papel llegue a la oficina para poder facturar.

Es de las funciones con retorno más rápido y más visible para el cliente final.

Dónde acaba esto y empieza el almacén

Si además de transportar almacenas y preparas pedidos, ahí entra otro terreno: stock, ubicaciones, picking y trazabilidad. Son problemas distintos y conviene no mezclarlos al evaluar software. Lo específico de almacén lo tratamos en ERP para empresas de distribución.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula el coste real por kilómetro?

Sumando los costes variables del trayecto (combustible, peajes, conductor) y repartiendo los fijos del vehículo (amortización, seguros, mantenimiento) entre los kilómetros recorridos en el periodo. Un ERP de transporte hace ese cálculo con los datos que ya registra, y permite verlo por vehículo, por ruta y por cliente.

¿Se integra con el tacógrafo y el control de jornada?

Los sistemas orientados a transporte suelen permitir la descarga de datos del tacógrafo y su uso para el control de jornada de los conductores, que tiene sus propias particularidades respecto al régimen general. El marco general del registro de jornada aplica igual, con la capa específica del sector encima.

¿Sirve para transporte propio y subcontratado?

Debe servir para los dos, porque casi nadie trabaja solo con flota propia. El sistema tiene que permitir asignar un servicio a un transportista externo, controlar lo que te factura y comparar el coste de subcontratar frente a hacerlo con medios propios en esa ruta.

Si llevas la planificación en una pizarra y el margen lo sabes a final de año, el salto es grande y se nota rápido. Te contamos cómo lo enfocamos en ERP para empresas de transporte y logística.